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secrétaire de direction H/F

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Contenu de l'offre secrétaire de direction H/F chez VYV3 Ile de France

VYV 3 Ile-de-France est une union mutualiste membre de VYV 3, l'offre de soins et services du Groupe VYV. Elle représente les activités franciliennes de VYV 3, 1er opérateur non lucratif d’offre de soins et de services en France.

Relevant du code de la mutualité, VYV 3 Ile-de-France gère 52 structures sanitaires et médico-sociales sur la région, représentant plus de 2900 salariés.

Dans le cadre de l'ouverture du poste , l'EHPAD Bastille , situé à Paris dans le 11ème arrondissement recrute : une secrétaire de direction H/F en CDI à temps plein . La prise de poste est prévu pour début octobre 2020.

Le poste :

Vous serez en charge de plusieurs volets :

Ø VOLET FACTURATION

· Procéder au relevé des éléments variables de facturation des résidents. Elaborer avec la direction et selon la procédure en vigueur, les factures mensuelles des résidents.

· Gérer les envois des factures résidents. Suivre le paiement effectif de ces dernières.

· Suivre les impayés en matière de facturation résidents.

· Rédiger les mémoires d’aide-sociale pour les résidents en bénéficiant. Assurer leur transmission trimestrielle aux Conseils Départementaux concernés (département et hors département). Faire valider les mémoires par la direction.

Ø VOLET COMMUNICATION :

· Organiser et coordonner les informations internes et externes (confidentielles ou non), liées au fonctionnement de la structure.

· Aider la direction à la préparation de réunions ou de rendez-vous. Participer à l’élaboration de comptes rendus ou de relevés de conclusions des réunions.

· Rassembler les informations nécessaires à la prise de décision et les transmettre à la direction.

· Filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques

Ø VOLET RESSOURCES HUMAINES :

· Formaliser les dossiers administratifs des salariés, assurer leur mise à jour, leur classement et leur archivage.

· Formaliser avec la direction l’ensemble des contrats de travail des salariés et en assurer le suivi.

· Procéder à la déclaration unique préalable à l’embauche des salariés.

· Actualiser le registre du personnel.

· Gérer les visites des salariés auprès de la médecine du travail.

· Assurer avec la direction la gestion des plannings des personnels non soignants de l’établissement. Gérer les absences des salariés.

· Participer à l'élaboration et au suivi du plan de formation des salariés.

· Déclarer et enregistrer les accidents du travail.

· Gérer les dossiers de demande de prise en charge de sécurité sociale et de mutuelle des salariés en congés maladie/maternité

Ø VOLET PAIE :

· Procéder au relevé mensuel des éléments variables de paie de chaque salarié.

· Participer à la préparation et à la finalisation de la paie mensuelle avec la direction selon la procédure en vigueur.

· Gérer les soldes de tout compte des salariés avec la direction.

Ø VOLET SECRETARIAT :

· Procéder au classement et à l’archivage des documents.

· Formaliser sur demande de la direction, des notes administratives, des courriers, gérer le traitement du courrier destiné à l’établissement et/ou à la direction (arrivée et départ) et la gestion des messages électroniques.

Aptitudes:

· Savoir travailler en équipe, posséder une capacité d’écoute et d’adaptation aux situations.

· Comprendre rapidement le fonctionnement de l’entreprise et le secteur dans lequel évolue l’entreprise.

Posséder une très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse. Maîtrise des logiciels courants de bureautique spécialisés opérationnels dans la structure. Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord et les mettre à jour. Maîtriser les techniques de secrétariat et les méthodes de classement et d'archivage. Maîtriser les techniques de prises de notes. Savoir gérer par priorité les informations. Faire preuve d’une bonne présentation et d’une facilité d’expression orale

· Faire preuve d’initiative et d’autonomie dans le travail.

· Faire preuve de rigueur et d’organisation.

· Savoir se rendre disponible.

· Avoir de solides qualités relationnelles, le sens de l’accueil, du contact et du service

Savoir -être

Dynamisme et discrétion/tact à la fois. Calme et maîtrise de soi, diplomatie Patience et tolérance

Durée du contrat : 6 mois

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 1 700,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages :

Participation au Transport

Horaires :

Du Lundi au Vendredi Périodes de Travail de 8 Heures

Expérience:

secrétaire de direction h/f ou similaire: 1 an (Requis)
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