Assistant Formation H/F

Contenu de l'offre Assistant Formation H/F chez CCI Bayonne Pays Basque

La CCI DE BAYONNE recrute un(e) assistan(e) formation, pour le campus Kedge Business School (CDD de 7 mois)

Rattaché(e) à la Direction des études, le ou la titulaire du poste sera chargé(e) des missions suivantes

Vos missions

Assister la direction des études dans ses tâches administratives,Assister les enseignants dans l’organisation matérielle de leurs interventions,Contribuer à l’organisation des formations ainsi qu’au suivi des étudiants et des intervenants,Assurer le suivi des relations de KEDGE Bachelor Bayonne avec les entreprises en France et à l’international.

Vos activités principales

1 – Contribuer à l’organisation des formations

· Participer aux activités de planification ou d’administration des enseignements, de suivi des enseignants et des étudiants : inscriptions des étudiants, organisation matérielle des examens et soutenances, suivi des notes, secrétariat des concours d’admission ;

· Enregistrer et maintenir les dossiers enseignants et étudiants ;

· Assurer la relation avec l’équipe maintenance-entretien de la CCI ;

· Assurer la relation avec les services compta-gestion (factures, honoraires, etc…) ;

· Accueillir les intervenants, établir les relevés d’interventions pédagogiques ;

· Remplir des missions de secrétariat-bureautique en fonction des besoins respectifs des programmes ou pôles, des étudiants, des professeurs et des entreprises française ou étrangère (organisation des réunions, rédaction des comptes rendus, commande de fournitures, etc…) ;

· Assurer une mission d’accueil auprès des différents publics ;

· Collaborer à la mise à jour des dossiers d’homologation ou de certification.

2 – Assister les enseignants extérieurs

· Informer et accueillir les intervenants extérieurs,

· Vérifier leurs besoins logistiques avant leur venue, répondre à leurs demandes, si nécessaire, préparer des supports documentaires pour leur compte ;

· Transmettre les éléments de paie, ou factures d’honoraires, au service compétent, sur la base du planning réalisé après visa du supérieur hiérarchique ;

· Transmettre les notes de frais et justificatifs, pour traitement par le service comptabilité.

3 – Assurer le suivi opérationnel du concours d’admission et des étudiants

· Suivi des prospects : de la demande d’information à l’inscription, concours, résultats et intégration ;

· Suivi des états d’absences, enregistrement des résultats, attestations de scolarité, conventions de stage (en français et en anglais) et contrats d’apprentissage (vérifier l’enregistrement des notes) ;

4 – Assurer le suivi des relations entreprises stages et alternance

· Etablissement des mailings pour le recueil des offres de stages ;

· Enregistrement et tri des offres de stages

· Suivi des fiches missions en relation avec le professeur référent et le responsable des études ;

· Etablissement des conventions de stage (en français et en anglais), suivi des états de présence en entreprises ;

· Enregistrer les contrats en alternance (apprentissage, professionnel ou autres…).

Votre profil (formation/expérience/compétences/connaissances)

Savoir-faire

Bac +2/3 dans le domaine de l’administration de l’entreprise

Expérience professionnelle de 2 à 5 ans dans une activité de commerce ou service, en contact avec une population jeune (18-25 ans)

Une expérience dans un environnement international serait appréciée.

Maîtrise de l’anglais opérationnel (écrite et orale)

Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint) et des logiciels de scolarité

Maîtrise rédactionnelle

Aisance dans la relation téléphonique

Savoir-être

Méthodique, organisé(e)

Capacité à l’anticipation et à la planification

Esprit de synthèse

Autonomie et forte capacité à gérer le stress

Qualités relationnelles : équilibre entre fermeté et qualités d’écoute, vis-à-vis des étudiants, formateurs, parents, entreprises

Ponctualité.

Durée du contrat : 7 mois

Date limite de candidature : 15/06/2021

Date de début prévue : 05/07/2021

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 1 600,00€ par mois

Avantages :

RTTTitre-restaurant

Horaires :

Du Lundi au VendrediTravail en journée

Rémunération supplémentaire :

13ème Mois

Télétravail:

Non