Adjoint administratif en charge du recrutement et des carrières médicales Direction des affaires

Contenu de l'offre Adjoint administratif en charge du recrutement et des carrières médicales Direction des affaires chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

PRESENTATION DU POSTE
Fonction : Adjoint administratif en charge du recrutement et carrières médicales.

Métier : Agent de gestion administrative - 45S20

Liaisons hiérarchiques :
Attaché en charge des ressources médicales et l'adjoint des cadres en charge des carrières médicales

Liaisons fonctionnelles :
Les personnels affectés à la Direction des affaires médicales, les personnels médicaux du CHU, les UFR de médecine et de Pharmacie, la trésorerie, l'ARS, le CNG et les personnes en charge du suivi budgétaire

MISSIONS
Missions principales :
Agent affecté à la direction des affaires médicales en charge :
- de la gestion des personnels médicaux séniors sous contrat,
- de la gestion des personnels médicaux séniors en carrière,
- de la gestion des contrats associés,
- de l'accueil et du renseignement des personnels médicaux (téléphonique, physique et courriel).

Missions spécifiques :
Gestion des personnels médicaux séniors sous contrat

Praticiens contractuels
o Recensement des avis sur les contrats,
o Rédaction et suivi des contrats en fonction des directives institutionnelles,
o Mise en oeuvre des dossiers informatiques et papiers en vue de la paie (dans le respect des demandes du commissaire aux comptes)
o Suivi de la fin de contrat (prime de précarité, décisions de fin de fonction)
Attachés (170)
o Recensement des avis sur les contrats,
o Rédaction et suivi des contrats en fonction des directives institutionnelles,
o Suivi des primes spécifiques (ISPE),
o Suivi de la progression de la grille salariale,
o Mise en oeuvre des dossiers informatiques et papiers en vue de la paie (dans le respect des demandes du commissaire aux comptes)
o Suivi de la fin de contrat (prime de précarité, décisions de fin de fonction)

Praticiens en carrière hospitalière et hospitalo-universitaire
o Accompagnement des praticiens dans leur dossier de candidature,
o Gestion des installations et mutations (notamment les avis),
o Lien avec le CNG pour les reclassements et avancements d'échelon
o Suivi des primes spécifiques (ISPE, postes prioritaires),
o Mise en oeuvre des dossiers informatiques et papiers en vue de la paie (dans le respect des demandes du commissaire aux comptes)
o Praticiens à temps réduit (avis, paie, suivi)

MISE A JOUR DES DOSSIERS A LA DEMANDE DES INTERESSES

Suivi de la paie en lien avec la certification des comptes
o Gestion des primes et indemnités statutaires
o Gestion des indemnités différentielles (calcul, suivi, paie, décision administrative),
o Affectation des temps médicaux après les recensements et arbitrages des cadres administratifs de pôle)
o Actualisation à chaque recrutement,
o Actualisation annuelle globale,
o Actualisation en fonction du fichier structure.
o Réalisation du tableau récapitulatif mensuel des mouvements médicaux
o Contrôle paie commissaire aux comptes
o Suivi des « bordereaux paie » du trésor sur la partie carrière médicale.

Elections professionnelles :
o Participation aux élections professionnelles

Statistiques :
o Participation au Rapport Social Unique

Compléments :
o Courriers relatifs aux carrières
o Classement archivage.
o Attestation en lien avec le domaine géré.
o Vérification des ordonnanciers,
o Assurer le suivi statistique du domaine d'activité (notamment définition du besoin en requête BO).

PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L'ACTIVITE

Spécificités du poste :
Poste à plein temps en horaires variables de journée en 7h30 et repos fixes (SDJF)

Contraintes du service :
Présence devant être assurée au moment des flux d'activité du service, en lien avec son domaine de compétence :
- Pour chaque paie,
- Paiement des déplacements en astreinte et temps de travail additionnel (au trimestre ou au quadrimestre),
- Mouvements de personnels majeurs (rentrée universitaire de mai et novembre)

Assurer la continuité du service sur la journée (8 heures 30 - 17 heures 30)

PROFIL REQUIS
Formations - Qualifications (Savoir) :
Diplôme de niveau IV (bac) ou III (BTS, Dut) en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et / ou des administrations ou expérience similaire.

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
- Communication : connaissances générales
- Gestion des ressources humaines : connaissances opérationnelles
- Logiciel dédié à la gestion RH : connaissances opérationnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
- Statut des personnels médicaux : connaissances opérationnelles
- Esprit d'équipe
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et des requêtes de type BO

Qualités professionnelles (Savoir-être) :
- sens du service public
- rigueur et méthode
- initiative et diplomatie
- sens de l'écoute et du dialogue