Assistant.e/Gestionnaire RH - Chargé.e de recrutement du Personnel Médical

Contenu de l'offre Assistant.e/Gestionnaire RH - Chargé.e de recrutement du Personnel Médical chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Missions du service :

La Direction des Affaires Médicales (DAM) est composée de 16 agents représentant 14,40 ETP.

L'équipe comprend un Directeur, 1 Ingénieur méthodes et organisation RH, 4 Attachés d'Administration Hospitalière, 5 Adjoints des Cadres Hospitaliers et 7 Adjoints Administratifs (1 Secrétaire et 6 Agents de gestion administrative).

La DAM a pour mission de gérer l'ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.

Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU et PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisants-fonction d'internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.

La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l'externat jusqu'à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d'autres établissements…

La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en œuvre des axes du Projet d'Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d'activités sur le plan des organisations médicales.

La DAM est l'interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l'UFR de Médecine et de l'UFR de Pharmacie).

Les activités spécifiques au poste :

1 - Recrutement administratif des non-permanents :

- Accueil téléphonique et physique des praticiens et transmission des dossiers de recrutement par mail ;
- Préparation des contrats et/ou avenants des praticiens (Assistants, Praticiens contractuels ; Praticiens Attachés, CCA), envoi aux praticiens et suivi des retours de signatures.
- Saisie et mise à jour des dossiers dans CPAGE (date de début et fin de contrat, motif de recrutement, etc.) avec enregistrement des documents (contrats, CV, courriers, etc.).
- Renseignement des tableaux de suivi
- Transmission des contrats et RIB au Centre des Finances Publiques ;
2 - Gestion de carrière

- Suivi des avancements d'échelons, saisie dans CPAGE et information aux praticiens ;
- Réponses aux demandes d'informations statutaires ;
- Suivi du solde des congés dans GTMED dans le cadre des fins de contrat en coordination avec l'AAH et le secteur gestion du temps médical ;
- Suivi des absences programmées (départs, retraites etc.), saisie des informations dans CPAGE et édition des courriers adéquats.
3 - Intérim médical :

- Formalisation des contrats après validation de l'AAH ;
- Constitution des dossiers administratifs et saisie dans CPAGE selon la procédure définie ;
- Saisie des éléments variables de paie des praticiens remplaçants ;
4 - Praticiens étrangers et FFI :

- Prise de contact avec les praticiens et transmission du dossier de recrutement à compléter ;
- Constitution des dossiers des praticiens étrangers ( préparation et envoi des dossiers DIRECCTE, convention, certificat administratif, etc.) ;
- Préparation des contrats et/ou avenants, envoi aux praticiens et suivi des retours de signatures;
- Saisie des dossiers et mises à jour dans CPAGE selon la procédure définie;
- Mise à jour du tableau de suivi des praticiens étrangers ;
- Suivi des fins de validité des ADT et titres de séjour ;
- Transmission des contrats et RIB au Centre des Finances Publiques.
Binôme avec l'Adjoint des Cadres du secteur Juniors (remplacement pendant les périodes d'absence).

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

- Le Gestionnaire RH réalise ses missions sous l'autorité hiérarchique de l'attaché d'administration hospitalière responsable du secteur recrutement.
- Sur le plan fonctionnel, il travaille en lien avec :
o Les membres de l'équipe de la DAM ;
o Les établissements extérieurs ;
o L'Agence Régionale de Santé ;
o Les Unités de Formation et de Recherche de Médecine et de Pharmacie ;
o Le Centre des Finances Publiques (Trésorerie).
Les compétences et connaissances spécifiques :

- Niveau Bac + 2 requis ;
- Maîtrise de la communication verbale et écrite ;
- Maîtrise des outils de bureautique (notamment Outlook, Word et Excel) et des requêtes BO Xi
- Maîtrise de solutions informatiques spécifiques : CPage RH, Business Object, PASTEL, CHORUS...
- Connaissances de la réglementation dans le domaine statutaire
Qualités requises :

- Réactivité et adaptabilité.
- Organisation et rigueur ;
- Etre force de proposition ;
- Travail en équipe ;
- Sens de la communication ;
- Tact, sens de l'écoute et diplomatie, en particulier dans les échanges avec les praticiens ;
Conditions de travail dans le poste :

- Poste d'Adjoint des cadres hospitaliers (catégorie B) ;
- Temps plein (organisation du temps de travail : « cadre en jour »).
Exigences institutionnelles :

- Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.