ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau

Contenu de l'offre ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

FICHE DE POSTE
ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau
Date de mise à jour : AVRIL 2019

GH : Hôpitaux Universitaires Paris Nord Val de Seine
HOPITAL BEAUJON HOPITAL BRETONNEAU
100 BD du Général Leclerc 23 Rue Joseph de Maistre
92118 Clichy Cedex 75018 PARIS
 01 40 87 50 00  01 53 11 18 00
ACCES : Métro : ligne 13 - mairie de Clichy ACCES : Métro : ligne 13 - Guy Moquet

Présentation :
Le Groupe Hospitalier Hôpitaux Universitaires Paris Nord Val de Seine composé des sites Beaujon, Bichat, Bretonneau, Louis Mourier, Adelaïde Hautval (3 MCO et 2 établissements gériatriques) est situé sur trois territoires de santé et dispose d'environ 2 100 lits et places.
8 000 professionnels travaillent sur ces cinq sites et produisent quelques 120 000 séjours dont 65% en hospitalisation complète permettant de prendre en charge les patients de proximité (3 SAU) et de promouvoir des axes forts (digestifs, cardiologie, tête et cou, cancérologie, périnatalité…).
Ce groupe hospitalier rattaché à l'Université Paris VII est l'un des principaux acteurs nationaux en matière de recherche.

METIER :
ASSISTANT FORMATION
CODE METIER
45F70

GRADE
Agent Administratif
STRUCTURE
Direction des Ressources humaines

PRESENTATION :
La direction des ressources humaines du Groupe hospitalier comprend un département formation . La branche formation s'organise en un service centralisé à Beaujon et un référent formation par site.
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COMPOSITION DE L'EQUIPE

Pour le GH :
- 1 responsable de la formation continue
- 1 responsable de formation continue adjoint
- Equipe de 5 référents formation
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LIAISONS

HIERARCHIQUES
 Responsable Formation GH
 Directeur des Ressources humaines adjoint du GH
 Directeur des Ressources humaines du GH
FONCTIONNELLES :
 Cellule Mobilité
 Pôles cliniques, médico-techniques et administratifs : exécutifs de pôles et référents compétences des pôles
 Directions fonctionnelles
 Siège AP-HP et Instituts de formation

MISSIONS PRINCIPALES DE L'ASSISTANT FORMATION
Réaliser les activités de gestion de la formation du groupe hospitalier dans le respect des règles et procédures définies :

- en présentiel sur le site de Bretonneau (50 %) Recevoir, informer, conseiller les professionnels de l'établissement, gérer les stages
- en présentiel sur le site de Beaujon (50 %) - Participer aux activités transversales du service formation du groupe hospitalier

ACTIVITES
1 - Accueil de proximité ( sur le site Bretonneau)

• Accueil physique et téléphonique des agents
• Orientation, conseil et information auprès des agents de l'établissement dans le domaine de la formation
• Recueil et vérification des éléments constitutifs des dossiers de demande de formation des agents
• Inscrire les agents aux formations locales, centrales ou auprès de prestataires extérieurs,
• Editer les convocations, les lettres de refus, les attestations de présence, et les transmettre aux personnes concernées (hebdomadaire)
• Gérer et suivre les dossiers concours : diffusion des avis, suivis des résultats sur webconcours
• Gérer administrativement les stages (utiliser HRA Formation) : créer le stage dans HR formation, établir les fiches pédagogiques, créer les sessions, effectuer les rattachements au plan de formation, suivre les formations locales ;
• Gérer le planning, le matériel et les salles (ouvertures et fermetures) pour les formations locales , Consulter l'état des inscriptions, Accueillir, renseigner les participants et les formateurs, transmettre les feuilles d'émargement aux formateurs
• Gérer les clôtures de sessions de formation : recenser les feuilles d'émargement, régulariser les enregistrements dans HR formation, s'assurer de l'exhaustivité et de la fiabilité des saisies dans HR (mensuellement),
• Classer les documents : feuilles d'inscription, feuilles d'émargement, …
• Assurer la gestion des demandes de stage du personnel non soignant : conventions (réception et envoi) de stage, tenue d'un tableau de suivi des stages dans l'établissement, vérifier les pièces constitutives des demandes de stage.

2 - Cellule transversale : gérer les activités du service formation du groupe hospitalier (Sur le site de Beaujon)

• Gérer les dossiers de formation payantes : Gérer les conventions entre le prestataire et le Groupe hospitalier, vérifier les taux de TVA, vérifier les échéanciers de paiement ; créer les EOTP dans SAP, consulter les marchés centraux en vigueur via le WEBACHA, effectuer des demandes d'achat dans SAP ,
• Gérer les factures : transmettre au service facturier, un dossier complet, incluant les pièces constitutives requises,
• Gérer les éléments variables de paie,...