Gestionnaire Administratif et Financier H/F

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Missions et activités permanentesAu sein de la direction des Collections de la Bibliothèque nationale de France (BnF), le département Son, vidéo, multimédia a pour mission de collecter, signaler, conserver, valoriser et mettre à disposition du public les documents sonores, vidéo et multimédias entrés par dépôt légal, acquisitions, dons et dépôts volontaires.

Héritier des Archives de la parole et de la Phonothèque nationale, le département conserve aujourd'hui plus de 1 500 000 documents d'une très grande diversité de supports et de contenus, des plus anciens aux plus innovants (cylindres de cire, disques 78 tours, vidéos militantes ou d'entreprise, documents pédagogiques multisupports, logiciels, jeux vidéo, oeuvres d'art numérique, réalité virtuelle...). Pour témoigner des usages, une collection de plus de 1 400 appareils d'enregistrement et de lecture du son, de la vidéo et du multimédia (la collection Charles Cros) est constituée parallèlement.

Afin de sauvegarder ce patrimoine souvent fragile, le département est en charge, depuis 2000, de la numérisation de l'ensemble des collections audiovisuelles de l'établissement selon des axes et une planification définie dans le cadre de la charte de numérisation de la BnF.

Doté d'un effectif de cent quinze personnes, répartis en cinq services, sur deux sites (à Paris et Bussy-Saint-Georges), le département Son, vidéo, multimédia doit relever deux défis majeurs selon les orientations du contrat d'objectifs et de performance de l'établissement : poursuivre l'adaptation de la collecte des oeuvres éditées à l'heure du dépôt légal dématérialisé ; participer à l'affirmation de la reconquête des publics, sur place et à distance, en favorisant et en développant l'usage des collections audiovisuelles, sur sites (deux salles sur le site François-Mitterrand : niveau tous publics et niveau recherche ; la salle Ovale, tous publics, à Richelieu), comme via Gallica et les portails BnF, et ce par des publics diversifiés (chercheurs, professionnels, grand public...).

Le département est engagé, pour la période 2020-2024, dans le programme MISAOA (Mutualisation et innovation pour la sauvegarde et l'accès aux oeuvres audiovisuelles françaises) qui vise à améliorer la collecte, le signalement, la diffusion et la conservation des oeuvres audiovisuelles et cinématographiques distribuées en France. Ce projet, conduit en partenariat avec le Centre national du cinéma, est soutenu par le Fonds de transformation de l'administration publique.

Par ailleurs, une partie importante des collections du département a vocation à rejoindre le nouveau pôle de conservation d'Amiens à horizon 2028 ; dans cette perspective et celle de la fermeture à terme du site de Bussy-Saint-Georges, le département est amené à redéfinir ses espaces de conservation et à prévoir l'implantation sur le site François Mitterrand de ses studios de restauration audiovisuelle.

Missions

Sous l'autorité du directeur de département et de son adjoint, en liaison étroite avec les chefs de service et les acteurs métiers, la/le gestionnaire administratif et financier contribue au bon fonctionnement du département Son, vidéo, multimédia en matière de gestion des ressources humaines, financières et juridiques, dans le cadre de la politique définie par la BnF.

Activités principales

Assister le directeur du département dans la gestion des moyens financiers, humains et juridiques.

Informer et assister les services, les encadrants et les agents du département.

Suivre l'évolution de la législation, de la réglementation et des procédures ; veiller à leur diffusion au sein du département.

Élaborer et présenter sous forme opérationnelle des dossiers techniques et spécialisés.

Mettre en place des outils d'analyse prévisionnelle et de suivi (notamment dans le domaine de la politique de numérisation).

Ressources financières :
- Assurer le suivi des budgets alloués au département en étant l'interlocuteur privilégié du correspondant budgétaire de la direction des collections et des différents services du département du budget et des affaires financières :
- Participer à l'élaboration du budget du département et coordonner sa formalisation ;
- Suivre l'exécution budgétaire

.budget d'acquisition pour tous les types de documents, audiovisuels et imprimés

.fournitures et consommables

.budget d'investissement et de fonctionnement des matériels audiovisuels et des studios de Bussy-Saint-Georges

.budget de numérisation des documents

.budget de renouvellement des conventions d'achat de droits pour le haut-de-jardin et la salle Ovale ;
- Conseiller les services pour permettre une meilleure consommation et exécution budgétaire ;
- Mettre en place des indicateurs de suivi.

Ressources humaines :
- Assurer le suivi de formation du département

. élaborer le plan de formation en lien avec l'encadrement

. en assurer le suivi en lien avec le service du développement des compétences

. en faire le bilan annuel

. diffuser les offres de formation

. coordonner le suivi des demandes de stage ;
- Participer à la mise en place dans le département d'outils de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (cartographie des emplois...) ;
- Apporter son assistance sur les questions liées à la gestion du personnel ;
- Assurer (en binôme) la fonction de correspondante sur l'outil informatisé de gestion des temps et activités (GTA) ;
- Assurer (en binôme) la fonction de correspondante sur l'outil informatisé de gestion des badges et des clés (GAIA).

Droit et marchés publics :
- Préparer les dossiers de consultations et d'appels d'offres (en particulier pour la numérisation des documents audiovisuels) selon les procédures, et en lien avec les services du département ;
- Préparer les conventions du département et en suivre la bonne exécution dans le respect des calendriers et délais, en relation étroite avec les services du département et la direction de l'administration et du personnel.

Activités spécifiquesCorrespondant en logistique administrative du département (en binôme).

Correspondant informatique de proximité du département (en binôme).

Participation à des chantiers du département

Compétences requisesSavoir :
- Connaissances budgétaires et comptables ;
- Connaissances juridiques appréciées, notamment en droit public (droit administratif, marchés publics)
- Compétences RH appréciées.

Savoir être :
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Qualités relationnelles ;
- Autonomie et réactivité ;
- Capacité à coopérer, et échanger des informations dans le cadre d'un réseau professionnel interne ou externe ;
- Capacité à accompagner et guider les services opérationnels, à transmettre des savoirs et des savoir-faire.

Savoir-faire :
- Analyser des indicateurs et tableaux de bord ;
- Collecter et contrôler les besoins
- Vérifier la régularité et la conformité des actes et des opérations dans le cadre de la réglementation et des procédures ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Respecter les délais
- Maîtriser les outils bureautiques courants (World, Excel) et les applications informatiques spécialisées utilisées par la BnF (SIREPA, FileMaker, Lotus Notes, Geode...), au besoin après formation.