Assistant - Gestionnaire Administratif et Financier H/F

Contenu de l'offre Assistant - Gestionnaire Administratif et Financier H/F chez Ecole Normale Supérieure de Lyon

Ecole Normale Supérieure de Lyon recherche …
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

La Cellule congrès de la Vice-Présidence à la Recherche

La Cellule congrès et manifestations accompagne les équipes de l'Ecole dans la mise en oeuvre de leurs manifestations scientifiques en prenant en charge la logistique et la gestion administrative et financière.

Contexte et environnement de travail

Description du service : Cellule congrès et manifestations

Relation hiérarchique : sous l'autorité directe de la responsable du service de la Cellule congrès et manifestations

Relations fonctionnelles : Direction des affaires financières, Agence Comptable et prestataires externes à l'Ecole (PCO, restaurateurs, traiteurs, hôtels etc.)

Lieu d'affectation du poste : Site Monod

La ou le gestionnaire réalise des actes de gestion administrative, financière et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures appliquées à l'ENS de Lyon, et en lien étroit avec la Direction des affaires financières et de l'Agence Comptable de l'Ecole.

Il/Elle aura la responsabilité du suivi des flux financiers de l'ensemble des manifestations scientifiques organisées par la Cellule congrès et manifestations, ainsi que des actes liés à ce suivi.

Activités principales
- Effectuer des actes de gestion financière : devis, commandes, services faits, factures, inventaire...
- Etablir des ordres de missions, effectuer les réservations de transport et d'hébergement, renseigner les états de frais
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées aux activités du service
- Répondre aux demandes d'informations de l'Agence Comptable, de la Direction des affaires financières et des prestataires privés externes à l'Ecole
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et financière
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information financiers
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

Activités secondaires
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Participer aux réunions de service de la Cellule congrès de manifestations et de la Vice-Présidence Recherche

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des objectifs attribués au service.