Assistant Adminitratif et Comptable H/F

Contenu de l'offre Assistant Adminitratif et Comptable H/F chez IRT Jules Verne

IRT Jules Verne recherche …
L'IRT Jules Verne est un centre de recherche mutualisé dédié au développement des technologies avancées de production. Il vise l'amélioration de la compétitivité de filières industrielles stratégiques. Le coeur d'activité de l'institut consiste à transposer et intégrer des développements scientifiques matures ou des concepts techniques émergents dans les processus industriels liés à la production et la fabrication.

Nos Valeurs : L'Audace, L'Agilité, L'Intelligence Collective.

Au sein de l'IRT Jules Verne, la qualité du « travailler ensemble » et l'épanouissement de nos collaborateurs constituent des enjeux clés pour les activités de recherche et d'innovation que nous menons.
Pour assurer notre mission avec efficacité et performance, nous recherchons des femmes et des hommes de talent, prêts à s'investir dans un univers qui privilégie la collaboration. Quels que soient votre parcours, votre expérience ou vos compétences, vous pouvez contribuer à cette réussite collective. Nous vous offrons un environnement de travail dynamique et motivant, dans des fonctions stimulantes et innovations.

Envie de participer à l'aventure Rejoignez l'équipe !
« Vous êtes Unique, Votre Mission aussi ! »

La Direction de l'Expertise et de la Recherche de l'IRT Jules Verne est constituée de 5 équipes de Recherches Technologiques regroupant environ 80 personnes en charge des activités technique et scientifiques de l'Institut.

En raison de la croissance observée des activités transverses liées à la gestion et l'animation de cette direction un poste d'assistante polyvalente à mi-temps est ouvert pour contribuer à la mise en place et au suivi de ces activités en lien direct avec l'Assistante de Direction.

La Direction Administrative et Financière a besoin d'un renfort pour assurer les activités comptables et administratives de l'IRT, équivalent à un poste d'assistant comptable à mi-temps.

Mission 1 à 50% à du temps :

L'assistant(e) polyvalent(e) apportera un soutien à l'assistante de la Direction de l'Expertise et de la Recherche (DER).
Sous la supervision de l'assistante de la DER, il/elle assurera les missions suivantes :

Gestion des agendas de la direction et des boite e-mails générique de la direction
Soutien à l'organisation des événements internes (séminaires...) et externes (CS, JT, JEC, etc.) en collaboration avec les autres directions.

Réaliser des tâches administratives variées, tel que la rédaction de courriers, l'archivage ou le classement des dossiers,
Contrôler la bonne application des procédures créées par Nathalie et leur mise à jour,
Contrôler la bonne application du process d'accueil des nouveaux embauchés DER mis en place au sein de la Direction et assurer la disponibilité des équipements de travail et de protection individuelle.
Valider les déplacements - hôtel, train, voiture, taxi (validation des factures, création profils utilisateurs, validation déplacements, OM...)
Renseigner les différents tableaux de suivi de la production scientifique.
Assurer les commandes diverses liées à l'activité (Commande de fournitures, traiteurs, etc.)
Suivi des circuits de signatures de documents inter-direction.
Effectuer l'intérim de l'assistante de de direction lors de ses absences

Mission 2 à 50% du temps :

L'assistant(e) polyvalent(e) apportera un soutien auprès de la comptable pour la réalisation de ses activités courantes.
Sous la supervision de celle-ci, il/elle assurera principalement les missions suivantes :

Comptabilité fournisseurs : contrôle des factures et obtention du bon à payer en liaison avec le service Achats et autres services concernés, comptabilisation des factures par saisie dans l'ERP ou par génération de fichiers d'import Excel, préparation des règlements, justification des soldes.
Mise à jour des données fournisseurs dans l'ERP
Participation au contrôle et traitement des notes de frais
Participation à la mise à jour et rédaction de procédures
Réaliser des tâches administratives diverses (par ex : rédaction de courriers, classement, archivage, commande de fournitures)

Les tâches pourront évoluer en fonction de l'expérience et au fur et mesure de la prise du poste.