Assistante Direction Générale H/F (CDI) CDI

Description de la société :

L’innovation est au cœur du groupe URGO depuis sa création, qu’elle soit scientifique, technique, marketing ou commerciale. Innover c’est faire preuve d’audace, l’une des composantes de l’ADN du Groupe URGO. Pour aller encore plus loin dans cette dynamique, URGO s’est positionné sur le marché porteur de la santé connectée et a créé une nouvelle entité en charge de son développement : URGOTECH.

URGOTECH développe et commercialise des objets de santé connectés. Notre mission est de rendre accessible au plus grand nombre des solutions jusqu’alors disponibles uniquement chez des professionnels de santé.
De la gestion du stress à l’amélioration du sommeil en passant par la rééducation périnéale, nous proposons des outils faciles d’utilisation, et disponibles à domicile pour améliorer le bien-être de chacun

Description du poste :

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous participez de manière pro-active aux missions suivantes :

• Gérer le secrétariat courant de la Direction Générale
  • Organiser le planning annuel général, gérer les agendas complexes et dynamiques de la Direction
  • Organiser quotidiennement les réunions internes et externes
  • Répondre aux appels téléphoniques (avec filtrage)
  • Traiter les mails et courriers
  • Organiser les déplacements
  • Rédiger des comptes rendus, préparer des présentations, mettre à jour des tableaux de bord
• Gérer les frais généraux et le suivi du budget de la Direction Générale
  • Commander les fournitures
  • Suivre le budget
  • Gérer les stocks
• Gérer des projets ou l’organisation d’évènements
  • Organiser Les séminaires de formation, les conventions du Groupe etc…
  • Suivre le budget (respect du budget alloué, validation des devis et factures, négociation tarifs…)
  • Briefer l’agence évènementielle et choisir le projet
  • Gérer les échanges avec le prestataire, suivi des différentes étapes du projet
  • Gérer les échanges avec les invités, en binôme avec le service communication (création du questionnaire, envoi des invitations mail et papier, rooming lists, hébergement)
  • Mettre en place différents tableaux de suivi (rooming, transports, livraison, rétroplanning)
  • Organiser les répétitions des intervenants (coach et presentation), centraliser et consolider les présentations

• Être l’interface entre les collaborateurs et les personnes externes à l’entreprise
  • Répondre à toutes les sollicitations et questions en interne et en externe
  • Comprendre les priorités et gérer les demandes multiples provenant de différentes sources

Connaissances appreciées :

Vous disposez d’un niveau d’anglais courant, qui vous permet de traduire des documents et rédiger des présentations dans les deux langues.

Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques et digitaux et savez être force de proposition.

Qualités et compétences:

iable, rigoureux(se), organisé(e) et impliqué(e), vous avez un excellent sens du contact, de la diplomatie et un grand sens de la confidentialité.

Vous êtes autonome, proactif (ve), et possédez par ailleurs les atouts nécessaires pour intégrer un environnement exigeant et réactif. Vous savez faire preuve d'anticipation et gérer les priorités.

Agile, vous n’avez aucun mal à travailler avec une multitude d’interlocuteurs et traiter simultanément une diversité de sujets.

A votre aise tout aussi bien sur des missions d’assistanat classique que de la gestion de projet, vous avez le goût des relations humaines et du service de qualité.

Profil recherché :

De formation supérieure (minimum BAC+2), vous disposez d’au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire au sein d’un contexte international et d’un environnement exigeant et structuré.F