Office manager F/H

Contenu de l'offre Office manager F/H chez ABIL RESSOURCES

ABIL Ressources recherche pour un de ses clients

un(e) Office manager H/F

en

CDI

pour un poste basé à

Paris 9

.

Rattaché(e) au Directeur Général Adjoint, vous êtes l’interlocuteur privilégié des différentes équipes métier, en particulier les équipes commerciales et de gestion de projet.

Administration des Ventes:
•

Veiller à la contractualisation

de l’ensemble des missions en coordination avec les équipes métiers et les

services juridique

s et financiers (

devis, facture convention, contrat cadre, contrat de prestations de services, marché, etc…

) ;

Assurer la gestion administrative

de l’ensemble des missions, dans le respect de la législation ;

Contribution à l’ établissement des documents légaux

;

•

Planification des rendez-vous

avec les clients ; coordination avec les services internes ;

Contrôle des éléments de facturation et établissement de factures selon les accords contractuels et les procédures d’achat du client ; Veiller à la résolution des éventuels litiges de facturation

;

•

Mise à jour des outils de gestion

internes assurant le pilotage de l’activité ;

Garantir la reconnaissance du Chiffre d’Affaires et participation active aux clôtures mensuelles

, notamment la validation des encours de facturation ;

Assurer le suivi et l’analyse de la balance âgée

clients, piloter les relances et le

recouvrement clients

avec les services internes.

Gestion administrative fournisseurs / Office Management:
Traitement et contrôle des factures émises par les prestataires français et étrangers

Réalisation de mises à jour et contrôle des comptes prestataires

•

Reporting

de suivi de l’activité et participation à l’

amélioration des procédures

Animation du réseau de prestataires en collaboration avec les équipes métier Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau •

Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings

Prise en charge des contacts téléphoniques entrants Gestion de l’agenda, le travail administratif de différents services, gestion des commandes de fournitures de bureau

Gestion des charges en coordination avec la DG et le service achats du groupe Analyse, veille et reporting:
Effectuer un reporting régulier du chiffre d’affaires

auprès de la direction ;

•

Mettre en place des outils de contrôle

nécessaires pour réduire le délai de paiement ;

Assurer un travail actif de veille et de contrôle interne

afin de

proposer des optimisations

permettant de réaliser des

gains de productivité

et de fiabiliser les opérations (

procédures, outils …

).

Liste non exhaustive, le poste sera susceptible d'évoluer en fonction du profil.
Profil recherché Vous êtes issu(e) d’une

formation bac +2/3 orientée administration des ventes ou chargé de gestion

, et vous justifiez d'une

première expérience réussie dans une fonction similaire

, idéalement dans un

environnement PME

.

Vous êtes rigoureux(se), fiable, autonome, et avez le sens de l'organisation et des priorités.

Vous maitrisez le

Pack Office

et vous disposez d’un

Anglais opérationnel
Entreprise Abil Ressources

spécialiste du recrutement temporaire et permanent de profils comptable, financiers et tertiaires est une division du groupe SHARPTEAM .

Nous avons actuellement trois bureaux basés à Paris (nation 75012 -Elysée 75008 ) et à Nogent sur marne, Réalisant un CA de 3 millions d’euros et en forte croissance, notre Groupe est une entreprise à taille humaine d’une quinzaine de collaborateurs.