Assistant de Direction H/F

Contenu de l'offre Assistant de Direction H/F chez Access Interim

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Nous recherchons pour un de nos clients un Assistant de Direction H/F à Courbevoie :

Tâches quotidiennes

Assistanat du Directeur Commercial dans la gestion d'un portefeuille de clients sur un des secteurs de l'activité Chauffage, en particulier sur les points suivants :
- Traitement du courrier (Réception, tri, préparation des réponses avant signature, envoi) - Gestion des appels téléphoniques (Réception et traitement de l'appel)
- Gestion des contrats : Prise de rendez-vous pour les visites de chaufferies par le responsable commercial, préparation de la pochette de visite (compte-rendu de la visite, photos de la chaufferie, conditions tarifaires
- Création de l'immeuble dans l'intranet, création d'une fiche d'appel pour les contrats, numérisation des photos, établissement du contrat à l'aide du modèle-type, mise sous-pli du contrat et envoi au client.
- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda du responsable commercial (en particulier pour les visites de chaufferies : Préparation du dossier et rassemblement de toutes les pièces utiles et nécessaires.

Gestion des P3 de son secteur
- Saisie des interventions dans l'intranet en cas d'appel direct par le client - Facturation des devis acceptés de son secteur
- Établissement des avoirs de son secteur sur instruction de son responsable commercial ou de la direction générale.
- Relances « Au bénéfice du client » : Sur les devis envoyés, sur les demandes effectuées par les clients (rénovations, contrats, interventions, etc.)
- \" Au bénéfice de la société\" : Sur les impayés (factures non réglées, soldes de fin de contrat non perçus, etc.), sur les propositions envoyées de contrats (maintenance, rénovation, etc.)

Encadrement des Assistantes Commerciales
- Organisation et contrôle des tâches des assistantes
- Répartitions des tâches et coordination des actions
- Mise à jour des différentes trames contrats, avenants
- Gestion des congés et absences
- Mise en place et suivi des outils de gestion et de communication afin de faciliter les échanges interservices (fichiers P3, DTA, relances...)
- Accompagnement sur les tâches du quotidien
- Entretien annuel d'évaluation et fixation des objectifs
- Accompagnement à l'atteinte des objectifs

Tâches secondaires
- Apporte un soutien au standard dans la réception des appels lors des périodes critiques (allumage).
- S'assure en permanence sur son périmètre d'intervention de la bonne qualité des prestations fournies. Par la qualité et l'intensité de son action quotidienne, contribue avec son responsable commercial de faire en sorte de préserver le portefeuille de clients.
- Par des démarches proactives, développe une approche anticipée auprès de son Directeur Commercial en fonction des échéances, de la météo, de la vie de la chaufferie de l'immeuble... Lui apporte un soutien efficace et rigoureux pour la bonne exécution de toutes ses tâches
- Être moteur sur le bien-être et le savoir vivre ensemble - Cohésion d'équipe

Au niveau des savoirs faire et des savoirs être :
- Très bonne connaissance de la structure des contrats
- Connaissance et maîtrise des outils bureautiques.
- Être en mesure de réaliser les remontées d'information appropriées auprès du responsable commercial sur toutes les informations collectées ou perçues, notamment lorsque l'image ou la réputation de l'entreprise sont en jeux.
- Bonnes capacités d'expression écrite et orale
- Sens des priorités et de l'organisation et de la rigueur dans l'exécution de ses tâches.
- Capacité de jugement et de discernement sur toutes les situations rencontrées
- Assiduité, disponibilité et réactivité au quotidien et quel que soit la période de l'année
- Capacités et qualités relationnelles avec tous ses interlocuteurs, tant internes qu'externes.
- Courtoisie, sens du service, de la qualité et de l'intérêt général
- Capacités pédagogiques pour expliquer les situations
- Implication et engagement
- Solidarité et esprit d'équipe, notamment pendant les périodes d'activités intenses et critique au sein de l'entreprise
- Ponctualité et respect des horaires
- Rigueur, précision et efficacité dans la gestion des dossiers
- Résistance au stress / Patiente / Optimisme
- Autonome dans l'exécution de toutes ses tâches

Type d'emploi : Temps plein, CDI, Intérim

Durée du contrat : 3 mois

Salaire : 40 000, 00€ à 45 000, 00€ par an