Assistant(e) de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant(e) de direction (H/F) chez Agence de la biomédecine

Assistant(e) de direction (H/F)

Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI à temps complet à pourvoir le 1er septembre 2022

Catégorie 3

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

L’assistant(e) de direction est rattaché à la directrice du prélèvement des greffes de cellules souches hématopoïétiques (DPG-CSH). La direction est l’une des 3 directions médicales et scientifiques de l’Agence de la biomédecine. Elle regroupe l’ensemble des activités liées au don, au prélèvement et à la greffe de cellules souches hématopoïétiques, avec comme objectif majeur de contribuer à développer et à faciliter l’accès à la greffe de cellules souches hématopoïétiques pour un nombre croissant de patients.

Missions principales

Les activités principales du poste regroupent :
1. Assistance à la Directrice

• Gestion du standard français / anglais,

• Gestion du courrier français et anglais de la directrice

Suivi des courriers
Envoi des circulaires aux Centres et bilan des enquêtes

• Gestion de l’agenda, gestion des rendez-vous du directeur et de son adjoint,

• Organisation des déplacements, voyages de la directrice et de son adjoint,

Logistique
Élaboration des présentations scientifiques et internationales (PAO)

• Organisation et préparation des réunions nationales et internationales,

• Préparation, édition et suivi des bons de commande de la DPG-CSH,

• Suivi de la consommation budgétaire / inscriptions congrès,

• Organisation et préparation du groupe de travail du Réseau National de Centres Donneurs,

• Intégration et suivi des validations d’expertises dans le logiciel de la Direction Juridique.

2. Missions internes

• Organisation et suivi des demandes de congés du personnel,

• Suivi des jours de télétravail,

• Gestion des coordonnées des correspondants,

• Organisation des réunions internes,

• Réalisation des comptes rendus des réunions de la direction,

• Émission des notes de service,

• Intégration des documents DPG-CSH dans D-Clic, outil de communication interne,

• Coordonnateur de la gestion de l’arborescence de la DPG-CSH.

3. Missions externes

• Mise en forme du rapport d’activité annuel du registre France Greffe de Moelle,

• Mise en forme du mode de fonctionnement du registre France Greffe de Moelle,

• Contribution à l’élaboration du rapport d’Activité Médicale et Scientifique de l’Agence sur le volet de l’activité du registre France Greffe de Moelle,

• Organisation des groupes de travail de la DPG-CSH,

• Élaboration des objectifs quantitatifs annuels des centres donneurs (quotas d’inscription des nouveaux donneurs),

• Gestion et suivi des déclarations de lien d’intérêt des membres des groupes de travail de la DPG-CSH en lien avec la cellule déontologie de l’expertise,

• Correspondante CNIL de la DPG-CSH,

• Référente archives pour la DPG-CSH.

Relations fonctionnelles

L’assistant(e) de direction est l’interface entre la DPG-CSH et les autres directions ou pôles de l’agence dans l’organisation du travail en transversal.

L’assistant(e) de direction a un lien privilégié avec les assistantes de la direction générale.

Spécificités et contraintes du poste

Le poste nécessite

• D’organiser des réunions internationales

• De mettre en forme le rapport final d’activité du Registre France Greffe de Moelle, à partir des figures éditées automatiquement par le biostatisticien.

Connaissances, compétences et aptitudes

1. Diplômes requis :

o Baccalauréat minimum

2. Qualités et exigences professionnelles requises :

o Une bonne maîtrise de la langue anglaise.

o Une excellente maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, Outlook, internet ainsi que d’Adobe Acrobat.

o Un bon sens de la confidentialité et de la rigueur.

o Un bon esprit d’initiative et de réactivité

o Une bonne capacité d’organisation, et une aptitude au travail en équipe

o Une excellente élocution et maîtrise de la langue française (oral et écrit)