Office Manager Junior (H/F)

Contenu de l'offre Office Manager Junior (H/F) chez Algofi

Office Manager Junior (H/F)

Responsabilités

Rattaché(é) à la Responsable Office Management, vous serez garant(e) de votre périmètre opérationnel qui comprend les activités suivantes :

Accueil et gestion du bureau

Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes ;
Rédaction et traitement du courrier entrant/sortant ;

Gestion des fournisseurs

Assurer la gestion des fournisseurs et des services généraux,
Réceptionner, enregistrer les factures fournisseurs et partenaires (sur Excel et sur notre ERP);

Administratif et RH

Assurer la gestion administrative des ressources humaines (préparation du contrat de travail, DPAE, planification de la visite médicale, inscription à la mutuelle d’entreprise, suivi des congés et arrêts maladie, préparation des soldes de tout compte...) ;
Création des accès utilisateurs des nouveaux salariés sur notre ERP, constitution de leur dossier administratif ;
Archivage de documents ;

Comptabilité et facturation

Validation des reportings mensuels des collaborateurs ;
Préparation de la facturation des prestations auprès de nos clients ;
Suivi des règlements, pointage et relance des impayés ;
Aide à l’organisation des voyages et déplacements pour nos collaborateurs et visiteurs ;

Support de l’équipe commerciale

Suivi et intégration des contrats clients à travers nos ERP internes ;
Préparation des contrats et support aux dossiers de référencement.

Profil recherché

De formation Bac +2/ Bac +3 en Administration ou Gestion des entreprises/organisations ; vous justifiez d'une première expérience en tant qu’Assistant(e) de direction ou Assistant(e) polyvalent(e) ;

Vous avez une bonne maitrise du Pack office (Word, Excel, Outlook...) ;

Vous êtes capables de vous adapter aux divers outils internes d’entreprise (type ERP, CRM...) ;

Vous disposez d’une bonne expression orale et écrite ;

Au-delà de vos compétences opérationnelles ; votre polyvalence, rigueur et sens de l’écoute sont des qualités très appréciées qui vous seront utiles pour réussir dans l’ensemble de vos missions.

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