Assistant Administrative - Standardiste H/F

Contenu de l'offre Assistant Administrative - Standardiste H/F chez AMSAD Léopold Bellan

AMSAD Léopold Bellan recherche …
L'entreprise

Le service parisien d'aide et de soins à domicile de la Fondation propose un accompagnement pour le maintien à domicile des personnes âgées et adultes en situation de handicap. Travaillant avec une équipe pluridisciplinaire, notre établissement est composé de plusieurs services :
- Un service de soins infirmiers à domicile (SSIAD) de 310 places dans le 20e arrondissement (AMSAD -29 rue Planchat).
- Un Service de soins infirmiers à domicile (SSIAD) de 120 places dans le 15e arrondissement (Présence à Domicile - 214 rue Lecourbe).
- Un service prestataire d'aide à domicile (SAD) qui réalise 130 000 heures de prestations par an depuis les antennes des 15e et 20e arrondissements de Paris.
- Un service d'accompagnement à la vie sociale (SAVS) de 50 places dans le 20e arrondissement (AMSAD -69 rue de la Plaine).

Description du poste
DEFINITION DU POSTE
- Exerce sous l'autorité de la Responsable SPASAD.
- Exerce au sein des locaux de l'AMSAD Leopold Bellan.
- Exerce à temps plein.
- CC51 - statut employé.
MISSIONS
- Accueil physique et téléphonique, courrier.
- Gestion du standard téléphonique (réception d'information, transmissions aux personnes concernées, apporter des réponses SI possible).
- Enregistrement et traitement des messages téléphoniques.
- Gestion de messagerie AMSAD.
- Gestion du courrier postal (enregistrement, distribution, mise sous pli, préparation envoi...).
- Préparation des envois en nombre (remise sous enveloppe des documents à envoyer, impression des étiquettes...).
- Réception des livraisons et transmission à la personne concernée.
- Suivi de présences, absences, télétravail des salariés administratifs.
- Communication d'informations avec les intervenants.
- Plannings, changement du planning (remplacement ou annulation d'intervention) : par téléphone, par sms ou par mail, utilisation des cahiers de remplacement.
- Remise des feuilles d'incident, feuille de congés payés, feuilles de transmission.
- Remises des notes d'information dans leurs pochettes.
- Remise des consignes aux intervenants.
- Impression des formulaires, notes d'information.
- Impression des plannings week-end.
- Réception des informations en provenance des intervenants (demandes d'absence, informations bénéficiaires...).
- Mise à jour des listes intervenants et soignants.
- Edition des bilans mensuels de la modulation (SAAD).
- Préparation dossiers accueils salariés, stagiaires.
- Participation à préparation et éditions plannings présence, astreinte.
- Communication d'informations avec bénéficiaires /Patients.
- Plannings, modifications de planning des intervenants, changement de l'intervenant(e), (par téléphone, mail, sms, courriers).
- Préparation, et suivi des cahiers de remplacement SAAD (préparer des cahiers de remplacement pour chaque mois par secteur).
- Enregistrement des contacts.
- Traitement des nouvelles demandes (signalement).
- Enregistrement et recueil des informations sur les nouvelles demandes.
- Création des nouvelles demandes SAAD et SSIAD sur APOWEB.
- Création de classeur à domicile et de dossier administratif pour nouveau bénéficiaire.
- Enregistrement du nom dans les divers tableaux de bord.
- Remise de la fiche de nouvelle demande au secteur concerné.
- Effectuer le suivi des dossiers des bénéficiaires ou patients.
- Suivi de la liste des bénéficiaires, enregistrement des PEC dans divers tableaux utiles.
- Suivi de la liste des bénéficiaires à qui, il faut adresser de façon récurrente les plannings mensuels et prévoir un courrier type d'accompagnement.
- Renouvellement des ordonnances par les médecins.
- Suivi de la plateforme assurance maladie.
- Suivi des dossiers administratifs au bureau.
- Suivi des Tableaux de bord.
- Suivi quotidien Excel du nombre de bénéficiaire (SAAD) (total/présent par secteur).
- Suivi quotidien Excel du nombre de patients (SSIAD) (total/présent par secteur).
- Mouvements (nbre entrée PEC / sortie FIN PEC).
- Gestion et rangement du matériel.
- Suivi des stocks de matériel médical.
- Préparation des kits Covid et punaises.
- Rangement des livraisons de matériels reçus.
- Remise des masques, gants, tabliers, gels...(préparation et vérification signature des feuilles d'émargement).
- Archivage et classement de dossier.
- Classement de document (APA, contrats, courriers...) dans les dossiers des bénéficiaires et patients.
- Archivage lors de la fin de la PEC.
- Réunion de service.
- Participation et rédaction de compte rendu.
- Coffres et clefs.
- Enregistrement des clés des bénéficiaires dans les coffres (en cas d'absence de l'assistant SPASAD).
- Mise à jour des listes de clés affichées au mur.
- Création de code pour les intervenants.
- Création boitiers clé week-end.
- Création de procédure de paramétrage et accès aux clés des bénéficiaires.
- Enregistrement et suivi des dossiers en lien avec les responsables de secteurs et le service comptable.
- Participation aux tâches d'administration générale et à la démarche qualité.
- Commandes et courses diverses.
- Rangement et aménagement locaux, préparation de réunions.
- Participation à des projets transversaux.
- Participation à la collecte d'information.
- Participation à la diffusion et à la saisie des résultats des enquêtes de satisfaction.

Cette liste n'est pas exhaustive

Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
- Titulaire d'un diplôme ST3S.
- 1ere expérience similaire exigée.
- Connaissance et maîtrise du standard.

CAPACITES LIEES A L'EMPLOI

Le titulaire du poste :
- Est rigoureux.
- Fait preuve de discrétion et respecte le secret professionnelle.
- Est réceptif à toute demande formulée.
- A de bonnes connaissances en informatique.
- Possède un bon relationnel et présente une image positive de l'entreprise.
- Présente une attitude générale et vestimentaire correcte.
- Possède un bon relationnel et une aptitude à communiquer, écouter et observer.

Avantages et conditions de travail
- Rémunération selon CC51.
- Remboursement à 50% du titre de transports.
- Tickets restaurant d'une valeur de 8€ (3.20€ à la charge du salarié).
- Comité d'établissement (chèques cultures, places de cinéma, places pour Disneyland...).
- Mutuelle (60% pris en charge par l'employeur).
- Temps plein 35H/ semaine.

Réf : 9d17e105-f71a-4c6e-a1e9-d07ec9cfd0ad