ASSISTANT DE DIRECTION (h/f)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (h/f) chez APIJ

Employeur

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.

L’APIJ est située au Kremlin-Bicêtre, 67 avenue de Fontainebleau (94270) et dispose de deux équipes localisées aux Antilles.

Poste

Rattaché au secrétariat de la direction générale (1 directrice générale, 1 directeur adjoint, 4 directeurs opérationnels) et sous le pilotage de la cheffe de cabinet, le poste à pourvoir fait partie du binôme en charge de l’assistanat des 4 directeurs opérationnels. L’assistant de direction aura plus particulièrement en charge le secrétariat de 2 directeurs opérationnels.

Elément particulier du poste : Ce poste fait partie de l’ensemble des moyens de secrétariat de la direction générale.

Il bénéficie d’un cadre horaire classique mais en cas d’absence d’un des deux agents affectés au secrétariat du directeur général et de son adjoint, un remplacement est assuré, par rotation, entre les agents présents pour couvrir une plage horaire allant de 8h30 à 18h30.

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs Gérer les agendas et les boites mail des directeurs Préparer les dossiers des directeurs : contribuer à la collecte des informations nécessaires à l’alimentation des dossiers, apporter une assistance à la réalisation des supports Rédiger ou mettre en forme tout document utile à l’activité du directeur : présentations, compte-rendu, notes, courriers Assurer l’organisation logistique des comités de pilotage internes, réunions et déplacements des directeurs Assurer l’organisation, pour le compte des directeurs ou des équipes opérationnelles, des réunions à haut niveau de représentation (cabinets, tutelles, préfectures…) Gérer le courrier entrant et sortant, suivre le circuit des parapheurs Organiser et suivre, en lien avec l’ensemble des services et équipes opérationnelles concernées, le classement et l’archivage papier et informatique des courriers et dossiers suivis par le directeur

Profil

Administratif – B – Le poste est à pourvoir immédiatement, en position de détachement (le fonctionnaire continue à bénéficier, dans son corps d’origine, de ses droits à avancement et à la retraite) ou en CDI pour les contractuels

Compétences : Le candidat devra avoir une véritable expérience en secrétariat de direction ou avoir une formation équivalente au BTS de secrétariat de direction : maîtrise indispensable des techniques de secrétariat et de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint), qualités rédactionnelles, technique de classement et archivage, pratique de l’accueil.

Qualités personnelles : organisation, méthode, rigueur, aisance relationnelle, sens du travail en équipe, initiative, discrétion, disponibilité.