Office manager

Contenu de l'offre Office manager chez AREA 17

Office manager

Notre bureau parisien recherche un·e Operations Associate (Office Manager) en contrat CDD de remplacement pour 6 mois (ou mission de freelance), de février 2023 et à juillet 2023.

En tant que Operations Associate , vous êtes avant tout responsable de la gestion et de l'organisation de la vie des employés dans le studio. Vous travaillez en étroite collaboration avec la Senior Operations Specialist et la direction pour veiller à ce que nos collaborateurs puissent travailler efficacement et qu'ils se sentent soutenus au quotidien. Chez AREA 17, nos valeurs sont la bienveillance, la rigueur, le courage, la curiosité et un petit “truc en plus”, et vous incarnez ces valeurs au quotidien.

Dans ce poste, vous fournissez un support direct aux équipes, permettant ainsi d'améliorer l'efficacité et la qualité du travail au sein du studio.

Localisation - Paris 11 (déménagement prévu au mois d’avril - Paris 10)

Type de contrat - CDD ou freelance (février/juillet 2023 - 6 mois)

Votre profil

Vous avez de l’expérience dans un poste similaire et vous appréciez travailler en équipe;
Vous êtes passionné·e et empathique. Vous partez du principe qu’une communication ouverte et un sourire peuvent vous amener loin, et vous savez qu’avoir une bonne relation avec les gens qui vous entourent est nécessaire pour s’épanouir au travail.
Vous avez une forte capacité d'adaptation et aimez résoudre les problèmes. Vous vous épanouissez dans un environnement qui évolue tous les jours, et vous êtes capable d’ajuster vos priorités au fur et à mesure.
Vous êtes organisé·e et méticuleux·se et vous utilisez les process en place de manière optimale.
Vous êtes proactif·ve et recherchez constamment les opportunités pour améliorer votre environnement. Qu’il s’agisse de grandes ou petites tâches, vous prenez les devants pour accomplir votre travail. Vous savez quand poser des questions, et quand utiliser votre curiosité et votre empathie pour exécuter et parfaire les process en place.
Surtout, vous avez l’esprit d’équipe et une excellente capacité à communiquer, en français et en anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Responsabilités

En tant que Operations Associate, vos responsabilités sont divisées en 3 catégories: Studio Operations, Executive Assistance et People Operations. Vos principales responsabilités seront au niveau des Studio Operations. En plus de la gestion quotidienne de notre studio, vous travaillez en étroite collaboration avec le reste de l’équipe Operations ainsi qu’avec la direction, afin d’apporter une expérience de premier ordre aux employés, candidats et clients.

Studio Operations

Votre principale priorité; vous travaillez main dans la main avec la Senior Operations Specialist dans le but de maintenir un environnement professionnel fonctionnel, accueillant et sécurisé.

Vos responsabilités:

Commande des fournitures de bureau et gestion des stocks (cuisine, bureau, électronique)
Gestion du calendrier des fournisseurs, y compris la maintenance de routine du studio comme les interventions, réparations, maintenance annuelle de la climatisation, nettoyage des locaux, livraison et enlèvement des fournitures sanitaires.
Accueil et assistance aux visiteurs, réception et distribution du courrier, gestion du standard téléphonique et gestion de la boîte mail générique.
Gestion et suivi administratif des biens de l’entreprise, y compris les abonnements de logiciels, les locations de matériel informatique, les clés, le mobilier, etc.
Assistance informatique telle que problèmes de connectivité, gestion de l’imprimante et du matériel audiovisuel.
Coordination et suivi administratif du projet de déménagement
Organisation des nouveaux locaux (avec le soutien de la Senior Operations Specialist), agencement des bureaux, des espaces de pauses, de coworking et de stockage/archivage.
Réservation des déplacements clients et déplacements inter-studios, dans le respect des paramètres budgétaires et en accord avec les politiques de gestion des frais.
Suivi des demandes d’achat dans le respect du budget.
Recherche et veille de fournisseurs en vue de l’amélioration continue des conditions de travail dans le studio, et en fonction des demandes.
Support dans l’organisation des évènements internes et externes, happy hours, anniversaires, etc.
Suivi et mise à jour des outils opérationnels avec les informations les plus récentes (congés, fermetures du studio, titres, etc.)

Executive Assistance

Vous aidez la direction au quotidien par une gestion opérationnelle proactive.

Vos responsabilités:

En accord avec chaque membre de la direction, vous identifiez les workflows idéaux à la planification et la gestion des tâches, par exemple:
Lecture proactive des conflits à venir
Résoudre les conflits d'horaires
Fournir un résumé hebdomadaire/quotidien des priorités
Vous apportez une assistance personnelle si nécessaire (notes de frais, objets perdus, ouverture et tri du courrier, équipement informatique, réservation de voyages, etc.)

Recrutement & Onboarding

Vos responsabilités:

Vous collaborez avec la Senior Operations Specialist sur les tâches administratives liées aux RH, comme la mise à jour d’informations sur les différents outils et plateformes, la recherche d’avantages sociaux, l’écriture et l’envoi de questionnaires en interne
Vous aidez à préparer l’onboarding pour les nouveaux employés
Vous assistez au besoin la Senior Operations Specialist sur l’écriture et l’envoi des communications avec les candidats et/ou internes lors du processus de recrutement

L’équipe Operations

L’équipe Operations s’articule autour de 3 éléments entrelacés et complémentaires — Business, Talent et Experience. En étroite collaboration les uns avec les autres, notre mission principale est de permettre aux équipes de “Do great work and live great lives”, agissant en coulisses comme colonne vertébrale à notre activité. Nous abordons notre travail avec une approche centrée sur l’empathie, le savoir-faire et la rigueur.

A propos d'AREA 17

Basée à New York et à Paris et fondée en 2003, AREA 17 s’associe à des organisations en lesquelles nous avons confiance et que nous admirons pour créer de la valeur sur le long terme, grâce à notre savoir-faire, notre impact et notre philosophie. Nous pensons que la façon dont nous faisons progresser le digital aujourd'hui est impérative pour garantir un monde plus ouvert, plus résilient et plus optimiste. En créant des marques et des produits qui sont essentiels dans nos interactions au quotidien, nous cherchons à faire d’internet un enrichissement de nos vies, et non une distraction.

Notre engagement culturel est simple : proposer un environnement de travail dans lequel nous pouvons nous épanouir professionnellement et personnellement.. Nous sommes une équipe internationale de plus de 70 personnes issues de 18 pays et parlant 13 langues. En tant qu'individus et en tant qu'équipe, nous sommes inspirés par le monde qui nous entoure et unis par nos valeurs de rigueur, de curiosité, de bienveillance, et de courage.

Nous respectons et valorisons l’égalité des chances

Nous nous engageons à développer et à conserver une équipe diversifiée, et sommes conscients que la pérennité de notre succès dépend du recrutement et du maintien en poste de personnes talentueuses et créatives, aux parcours et expériences variés. Dans notre entreprise, nous organisons notre équipe en groupes et en niveaux afin de faciliter la croissance et le développement professionnel. Nos groupes sont les suivants : Specialist, Director et Leadership. Dans le groupe Specialist se trouvent les Associate, Specialists et Senior Specialists. Dans le groupe Director se trouvent les Associate Directors, Directors et Senior Directors. Dans le groupe Leadership, on trouve les Group Directors, les Managing Directors et le Senior Leadership. AREA 17 appartient à ses Partners, qui occupent également les postes du Senior Leadership. Des opportunités d'avancement existent pour tous les employés - nous nous attachons à ce que chaque membre de l'équipe puisse se développer, grandir et progresser, individuellement et en équipe.

Il se peut que nous mettions plusieurs jours à vous répondre, mais gardez l'œil ouvert - nous répondons à toutes les candidatures.

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