Assistant de Direction Présidence F/H

Contenu de l'offre Assistant de Direction Présidence F/H chez ARTE

Assistant de Direction Présidence F/H

Poste en CDI à pourvoir dès que possible au sein de la Présidence d'Arte France à Issy les Moulineaux

Missions :

Sous la supervision de la Responsable Coordination pour la Présidence, les principales missions sont les suivantes :

Gestion d’agenda et gestion des appels

- Organisation des rendez-vous et des réunions ;

- Accueil des invités ;

- Réception et transmission des messages.

Organisation des déplacements

- Etablissement des ordres de mission ;

- Organisation des déplacements (transport, hébergement, etc.);

- Réalisation des formalités administratives liées aux déplacements.

Assurer la coordination avec le Secréterait Général dans le cadre des activités du Président

- Organisation des déplacements ;

- Organisation des réunions et des Rdv ;

- Préparation des dossiers en amont des déplacements et des Rdv ;

- Gestion des invitations.

Gestion de l’activité du Chauffeur de direction

- Planification des déplacements du Président avec le Chauffeur de Direction ;

- Gestion des disponibilités du Chauffeur pour les besoins des autres directions ;

- Gestion des heures du chauffeur de Direction et coordination avec le service Administration RH et paie.

Achats et Budget

- Gestion des bons de commande et du traitement des notes de frais ;

- Suivi de la réalisation du budget de l’activité de la Présidence.

Gestion de la base de données

- Intégration des données invités et contact pour la Présidence ARTE France ;

- Mise à jour de la base de données ;

- Partage des données avec l’ensemble des directions.

Profil recherché

Vous avez une expérience confirmée dans l'assistanat de direction et coordination des activités de la Présidence d’une entreprise idéalement acquise dans le secteur des médias et ou de la culture

Vous faites preuve d’autonomie, rigueur, organisation et adaptabilité
Vous avez la capacité de gérer plusieurs dossiers en même temps, et gérer les urgences et priorités
Vous avez un sens du relationnel et êtes habitué.e à être en lien avec du public
Enfin vous maitrisez le Pack office

L'UES ARTE France développe une politique active d'accueil des personnes en situation de handicap. Les candidatures sont étudiées selon ce principe.

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