Office Manager / Assistant de Direction F/H

Contenu de l'offre Office Manager / Assistant de Direction F/H chez AXEM Technology

AXEM Technology, société de 20 personnes basée sur Créteil, conçoit, fabrique, et distribue des identifiants et des lecteurs RFID (Radio Fréquence Identification) avec une exigence de qualité et de services.

Dans le cadre de notre forte croissance, nous créons un poste

d’Office Manager F/H, qui aura pour rôle d’assurer la gestion du bureau et d’assister sa Direction dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information

. Vous travaillerez au sein d’une équipe de 3 personnes, composée de la Directrice Administrative et Financière à qui vous serez rattaché(e), et d’une Assistante de Gestion. Poste cadre en CDI

Les missions :
Traitement du courrier entrant et sortant.

Organisation de l’archivage des documents à la fin des exercices (stockage externe si nécessaire) et classement régulier.

Gestion des prestataires de services (services généraux tels que téléphonie, nettoyage,) : mise en place des contrats, suivi de l’application des contrats, suivi des coûts, veille concurrentielle…

Gestion des travaux s’il y a lieu.

Relations avec les administrations, suivi et contrôle (Pôle-Emploi, Impôts, CPAM, …), avec les Banques.

Gestion de la flotte de véhicules : loueurs, assurances, gestion des litiges, renouvellement du parc, nettoyage…

Gestion et suivi des règlements fournisseurs : virements bancaires (internationaux et nationaux), enregistrement des paiements ; analyse des factures manquantes par rapport aux commandes et aux BL

Assistance au montage des dossiers de demande de subventions diverses et suivi (Coface, PM UP, etc…)

Transmission des bilans financiers de l’Entreprise aux instances demandeuses (Banques, organismes de notation, etc…)

Préparation des documents, éléments comptables pour le Cabinet Comptable : détection et suivi des anomalies.

Gestion des documents juridiques (envoi, mises à jour, échéances à respecter, classement et archivage, etc…)

Gestion des immobilisations (suivi des factures, bilans, …)

Assistance aux affaires RH : gestion des arrivées, des départs des salariés, gestion des notes de frais, des justificatifs de CB , des chèques repas, etc…

Suivi des règlements clients en interface avec le Service Clients : relance, enregistrement sur l’ERP, dépôt des dossiers en contentieux si nécessaire.

Organisation des déplacements, obtention de visas, etc…

Interface entre la Direction et les divers départements de l’Entreprise (notes de service, organisation de réunions, d’évènements, etc…).

Prise en charge des contacts téléphoniques entrants.
Profil recherché Vous êtes diplômé(e) d’un Bac +2 au minimum

Vous avez au moins 5 ans d’expérience professionnelle

Vous justifiez d’une première expérience significative sur des fonctions d’Office Manager ou Assistant(e) de Direction

Amené(e) à travailler dans un environnement international, vous avez de bonnes notions d'anglais (à l'écrit notamment).

Vous maitrisez Excel, Word , Outlook, Powerpoint

Vous possédez une excellente orthographe.

Vous êtes polyvalent(e) et organisé(e). Vous disposez d'une importante capacité d'adaptation, d'un sens du service et des priorités, et d'une grande souplesse d'esprit. A la fois autonome et diplomate, vous êtes en outre force de proposition et vous avez le sens de la confidentialité.
Entreprise Acteur majeur international dans la RFID et les terminaux mobiles associés à la RFID, AXEM Technology conçoit, fabrique, et distribue des identifiants et des lecteurs RFID avec une exigence de qualité et de services. Son cœur de métier la RFID (Radio Fréquence Identification), est une technologie utilisée pour l’identification électronique, la traçabilité mais aussi les objets connectés.

Avec son expérience et son expertise, AXEM Technology bénéficie d’une grande flexibilité pour accompagner et soutenir ses clients dans leur choix de matériel tout au long de leurs projets mais aussi pour développer des produits sur-mesure.

PME dynamique d'une vingtaine de collaborateurs (augmentation de 23% du CA en 2018 vs 2017), plan de transformation en cours, perspectives d'évolution et de recrutement fortes.

AXEM Technology prend toute sa part de responsabilité pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Nous développons une politique de responsabilité sociale reposant sur des principes forts : confiance, engagement, accompagnement, responsabilité. Ainsi, chaque année, nous mettons en place des mesures aussi bien internes qu’externes pour permettre à nos collaborateurs, nos clients ainsi qu’à toutes les parties prenantes, d’évoluer dans un environnement ecoresponsable plus harmonieux.

Les engagements d’AXEM Technology lui ont permis d’obtenir deux prix dans le cadre de la RSE :

Le Trophée « Jeunes en Entreprise » en 2016 Le Trophée Or « Entrepreneur RSE » en 2017