Office Manager

Contenu de l'offre Office Manager chez BIEN-AIR

Lien avec siège social (Suisse)

Remontées qualité vers le siègeDemandes d’expertise suite à anomalies produitsRelayer toute information émanant du siège à l’équipe France : qualité, logistique, marketing, direction, R&D

Base de données client

Mise à jour de la base de donnée client

Communication sortante tous clients

Transmission des infos: visuels, certificats & normes, fiches de référencement produits (pour la VPC), documents diversTransmission notes d'information officielle (ex.: délai approvisionnement, rupture produit, etc)

Envoi brochures commerciales

Sur demandes des commerciaux: envois des brochures commerciales et flyers vers les clients

Evènementiel

Organisation de 3 salons

Gestion :

Compléter tableau de suivi des frais des commerciaux

Marketing :

Commander brochures commerciales auprès de la maison mèreCoordination emailing promoFlyers promotionnels collecte infos techniques auprès du service marketing du siège social > demandes de devis imprimeurs > validation > suivi facturation + logistique publipostage et routage encarts presseGoodies : demande de devis > validation BAT > suivi facturation

Support Equipe

Assurer l'intérim sur les postes des assistantes ADV ou SAV en cas d'absence (maladie, congé)

Annonces presse

Faire les demandes de visuels auprès du service marketing du siège socialContrôle et transmission des factures à la compta (+ copie classeur com)Contrôle des parutions

Prêts matériel

Tenue du tableau stock réserve (entrées et sorties)Elaboration des bons de prêts > contrôle atelier > envoi TNTEnvois des copies bons de prêt aux commerciaux concernésTenue du classeur de prêtRelances ccx pour récupération des matériels en prêt

Réglementaire

Déclaration des dispositifs médicaux auprès de l’ANSMDéclaration annuelle des DEEE mis sur le marché(via interface web dédiée)

Séminaires

Budget, demandes de devis, organisation, préparation des séminaires (stats, ppt, etc) ; suivi facturation

Personnel

Elaboration du planning des congés annuels + com et affichage auprès Team BAFRA

Services généraux

Gestion des fournisseurs : Nespresso, JPG, Collectus, Xerox, OKI

Statistiques

Statistiques de vente par client, produits (mensuelles)Reporting de fin de moisStatistique hebdomadaireStatistique SAV (mensuelle)

Commercial

Elaboration des tarifs annuels (vente et SAV)

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 30 000,00€ à 35 000,00€ /an

Expérience:

Office Management: 3 ans

Lieu:

94110 Arcueil

Langue:

anglais courant