Office Manager / Responsable Administratif (Remplacement congé maternité)

Contenu de l'offre Office Manager / Responsable Administratif (Remplacement congé maternité) chez Bitdefender

Montrouge (92) Temps partiel, CDD

Sous la direction du Responsable Administratif et Financier pour la France, votre mission principale est d'assurer le bien-être de l'équipe, et de maintenir et développer un environnement de travail fonctionnel et satisfaisant.

Responsabilités générales :

Gestion complète de tous les contrats administratifs (prospection, signature du contrat, implémentation, suivi…) ; Organisation de tous les déplacements professionnels des employés en collaboration avec notre agence de voyage ; Gestion des outils administratifs Lucca (contrôle / validation et traitement des notes de frais); Gestion des outils d’absence Lucca (congés payés, RTT, arrêts maladie, télétravail, déplacements professionnels) ; Transmission mensuelle des variables de salaire (absences / notes de frais /, tickets restaurants, etc…) ; Gestion intégrale de la Médecine du Travail (déclarations annuelles, convocations, entrées, sorties du personnel…) ainsi que les affiliations des nouveaux employés / radiations des employés sortant auprès de la mutuelle ; Participation aux différentes réunions avec le directeur financier France et rédaction de comptes rendus ; Accueil des visiteurs, commandes des fournitures de bureau, traitement du courrier entrant et sortant de l’entreprise ; Organisation des événements internes (anniversaires, concours, déjeuners lors de différentes occasions…) ; Sécurité : respect des règles de sécurité du bâtiment (extincteurs, diverses formations, …), maintien des moyens d'accès (contrôle d'accès badges, interphones), en lien direct avec le Responsable de la sécurité au siège social ; Traitement des réquisitions judiciaires ; Gestion des urgences (fuites, petits travaux...) ; Management du salarié employé pour l’entretien des locaux ; S'engager activement auprès de plusieurs acteurs au sein de l'entreprise, y compris, mais sans s'y limiter, la direction des finances du groupe, les équipes des ventes et du marketing ; Soutenir toute autre politique ou processus de Bitdefender dans l'organisation, à la demande de la direction ;

Profil et expériences recherchées :

3 à 5 ans d'expérience professionnelle sur le même poste (hors stages) ; Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais (la langue roumaine est un plus, mais pas obligatoire) ; Maîtrise du pack Office ; Vous êtes rigoureux, autonome, créatif et à la recherche de nouveaux challenges ? Vous aimez travailler dans un contexte international ? Si oui, ce poste est fait pour vous !

Modalités pratiques :

Contrat : Contrat à durée déterminée, à pourvoir de fin juillet 2020 à début janvier 2021.

Durée : 3 ou 4 jours par semaine à définir.

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Under the management of the Finance and Administration Manager for France. Your main assignment is to ensure the well-being of the team, and to keep and develop a functional and satisfactory work environment.

General Responsibilities:

Complete management of all administrative contracts (market research, contract signature, implementation, follow up…); Organisation of all business trips for the employees, in corporation with our travel agency; Management of Lucca’s administrative tools (control / approval and processing of the monthly expense reports); Management of Lucca’s absence tools (paid leaves, RTT, sick leaves, home office, business trips); Monthly transmission of variable payroll elements (days off, expense reports / lunch vouchers etc…); Complete management of the occupational medicine (yearly declarations, notifications, registrations, etc…) as well as the affiliation of new employees / removal of departing employees for the mutual insurance company and processing sick leaves; Taking part in different meetings with the Finance and Administration Manager and providing minutes of these meetings; Welcoming guests, ordering office supplies, processing company mails; Organisation of internal events (birthdays, contests, lunches on different occasions…); Security: ensuring that all the security rules are respected (fire extinguishers, different trainings, …), maintenance of the access system (badges, intercom), and direct link with the Manager of Fraud Prevention and Investigations; Processing of legal requisitions; Management of emergencies (leaks, etc…); Management of the employee in charge of cleaning and maintenance; Responsibility for actively engaging with a variety of stakeholders within the business, including but not limited to Group Finance department, Sales and Marketing teams; Support any other Bitdefender policies or processes across the organization as requested by management;

Requirements:

3 to 5 years of experience in the same professional field (excluding internships); Excellent written and verbal communication skills in French and English (Romanian language is a plus but not a mandatory requirement); Excellent knowledge of Microsoft Office softwares; You are rigorous, detail-oriented, independent, creative and in search of new challenges? Do you like working in an international environment? If so, this job is for you!

Practical details:

Contract: Fixed-term contract, to be filled from the end of July 2020 to the beginning of January 2021.

Duration: 3 or 4 days per week to be defined.

Avantages :

Titre-restaurant / Panier Participation au transport Travail à distance possible

Statut : Cadre

Type d'emploi : Temps partiel, CDD

Expérience:

office manager (cdd – remplacement congé maternité) ou similaire: 3 ans (Requis)

Télétravail:

Temporairement en raison du COVID-19