ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION H/F chez cellulerecrutementdrh@lhopitalnordouest.fr

PRÉSENTATION GÉNÉRALE ET SITE D’AFFECTATION

L’Hôpital Nord-Ouest Villefranche-sur-Saône est situé à 30 km de Lyon (30 minutes par l’A6) et dispose de 668 lits et places : 331 lits de médecine, 71 lits de chirurgie, 41 lits de gynécologie-obstétrique, 8 lits de réanimation, 77 000 passages aux urgences par an, 8 salles de blocs et un plateau d’imagerie complet.

Un projet d’extension de 15 000 m² est en cours de construction (ouverture 2021).

Les hôpitaux de Villefranche Sur Saône, Tarare-Grandris et Trévoux sont en Direction commune et dans une phase de développement d’activité depuis plusieurs années (nouvelles créations et autorisations d’activité, recrutement équipes médicales et paramédicales, augmentation des parts de marché).

Le Centre Hospitalier de Villefranche est l’établissement support du GHT Territoire Rhône Nord, Beaujolais Dombes, crée en 2016, qui comprend outres les établissements de l’HNO les CH de Beaujeu, CH de Belleville et le CH de Saint Cyr au mont d’Or. La convergence des systèmes d’informations est actuellement en cours, tout comme la mutualisation et l’harmonisation de la fonction achats et de la politique RH.

Rejoignez des équipes dynamiques et un hôpital en pleine expansion !

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

L’assistante de Direction assiste sur le plan organisationnel le Directeur Général Adjoint sur l’ensemble de ses missions : Coordination de la fonction RH médicale et non médicale, gestion de projets (Chantier Phase 2…)

ACTIVITES PRINCIPALES ET MISSIONS

a. Assistante du DGA

· Gère l’agenda du DGA et organise les déplacements du Directeur Général Adjoint (lien avec les sites HNO, déplacements extérieurs, billets de trains…)

· Assure l’organisation des réunions présentielles et distancielles, des RDV périodiques avec l’ensemble des acteurs (Staffs Hebdomadaires, Réunions (avec les membres de l’équipe de direction, avec le PCME, avec les organisations syndicales…) et prépare l’ensemble des documents et éléments d’analyse nécessaires à la préparation de ces RDV.

· Assure la frappe des documents et leur mise en forme (courriers, notes, rapports, présentation ppt).

· Gère le courrier entrant et sortant (courrier, Outlook, fax), trie le courrier de la DRH et en assure l’enregistrement.

· Assure l’interface téléphonique de la direction des affaires médicales : répond, filtre et oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature et de leur importance.

· Accueille et oriente les interlocuteurs se présentant à la Direction des Affaires médicales

b. Secrétaire du Comité Technique d’Etablissement de l’HNO Villefranche

· Prépare en lien avec le DGA et le DRH adjoint, le calendrier annuel (5-6 séances ordinaires plus séances exceptionnelles), les convocations de chaque séance, l’ordre du jour du CTE et les documents préparatoires à chaque instance. Elle les met en forme et les envoie dans les délais règlementaires.

· Elle organise la séance du CTE en informant préalablement les différents intervenants.

· Elle rédige le Procès-Verbal et les avis de cette instance dans les délais règlementaires.

· Elle assure l’interface avec les représentants du personnel sur cette instance

c. Secrétaire de la conférence territoire de dialogue social

· Prépare en lien avec le DGA, la RRH en charge de la CTDS, le calendrier annuel (3 séances par an) les convocations, l’ordre du jour du CHSCT et les documents préparatoires à chaque instance. Elle les met en forme et les envoie dans les délais règlementaires.

· Elle organise la séance en informant préalablement les différents intervenants.

· Elle rédige le Procès-Verbal et les avis de cette instance dans les délais règlementaires.

Gestion des Ressources Humaines médicales :

En lien avec la Responsable RH en charge du personnel médical, l’assistante peut être sollicité(e) en fonction de ses compétences sur des missions du type :

a. Suivi de la formation du personnel médical

En relation avec la RRH en charge du personnel médical de l’hôpital de Villefranche et le Président de la CME :

- Participation à l’élaboration du plan de formation annuel en lien le Président de la CME et les chefs de pole

- Organisation et suivi des formations institutionnelles

-Suivi budgétaire de l’ensemble du plan et construction des tableaux de bord et du suivi budgétaire

b. Assure la communication numérique

- Rédige et diffuse les communications concernant l’arrivée des nouveaux médecins

- Rédige et diffuse (sites professionnels et réseaux sociaux) les offres d’emploi médicales en lien avec le service communication

c. Participe à l’organisation des arrivées des promotion d’internes (mai et novembre)

En soutien de l’équipe RH des affaires médicales, organisation du recrutement, de la journée d’accueil et du parcours de formation des deux promotions d’internes (75 internes en moyenne) chaque semestre

d. Gestion des Compte Epargne Temps

En lien avec L’assistante RH (LC) suivi de l’alimentation, de l’utilisation des CET des Personnels médicaux

Mise en œuvre du droit d’option annuel

Gestion des Ressources Humaines non médicales

Participation aux réunions de Coordination de la Fonction RH du groupe Hôpital Nord-ouest :

L’équipe des RRH et cadres de l’ensemble des sites est réunie 1 fois par mois dans le cadre de la définition et de l’évaluation de la politique de GRH commune a l’ensemble du groupe et du suivi des projets communs.

L’assistante RH planifie et organise ses rencontres et prépare en lien avec le DGA, l’ODJ et les documents afférents. Elle met en œuvre le cas échéant les actions de suivi.

EXIGENCES DU POSTE

a. Connaissances et compétences professionnelles

· Etre titulaire d’un BTS d’assistante de direction ou d’une licence RH et avoir une expérience significative sur ce type de poste.

· Maîtrise des outils bureautiques logiciels WORD EXCEL (dont publipostage), POWER POINT et d’assistanat (Visio conférence, planification de réunion…)

· La connaissance du fonctionnement institutionnel des établissements publics de santé serait un plus

b. Qualités requises et exigences du poste

· Sens de l’organisation, des priorités et prise de l’initiative.

· Très bonne capacité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe

· Sens de l’accueil et capacité à communiquer oralement de manière adaptée en s’exprimant au nom de la direction de l’établissement.

· Discrétion, adaptation et sens du travail en équipe

ORGANISATION DU POSTE

Type de contrat : CDI, détachement, mutation….Amplitude de 7h30 sur le créneau 9h-17h3025 jours de CA (+3 sous condition) et 19 RTTPoste à temps plein 100%

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Expérience:

Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

Anglais (Optionnel)

Télétravail:

Non