ASSISTANT DE DIRECTION - DG H/F

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION - DG H/F chez CENTRE HOSPITALIER DE VALENCIENNES

Société

Le Centre Hospitalier de Valenciennes est une structure de santé comptant près de 5000 salariés.

Avec près de 2000 lits, le CHV est le 1er Centre hospitalier général de France et le 3ème hôpital de la région Hauts de France, après le CHRU de Lille et le CHU d’Amiens ; il est l’un des 30 plus importants hôpitaux de France.

Il couvre un bassin de santé de 800 000 habitants et regroupe l’ensemble des spécialités médicales, à l’exception de la chirurgie cardiaque, de la radiothérapie et de la greffe.

Mission

Poste d'Assistant(e) de Direction à la Direction Générale pour un secrétariat mutualisé à l’ensemble des Directeurs de la Direction Générale.

Missions :

. Accueil physique et téléphonique

Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques Communication des messages et gestion des fax Réception, traitement et diffusion du courrier Mise en forme (word, excel, power point) / Traitement / Diffusion / Classement / Reproduction de documents, rapports, courriers, notes, dossiers Prise de rendez-vous, gestion rigoureuse des agendas (rôle de veille permanente et d’alerte sur la cohérence des agendas de l’ensemble des directeurs) et des plannings Organisation des déplacements des directeurs (hôtel, transports, itinéraires, réservations diverses) Traitement des messages électroniques Organisation et préparation des réunions internes / externes (ex : GHT, CSIRMT, Conseil de surveillance…) et gestion logistique des salles Préparation des dossiers des directeurs Gestion des stages de développement des compétences professionnelles Organisation des jurys projets cadres Gestion des stages des professionnels en validation des diplômes en lien direct avec la DRJSCS Réponse à toute demande de l’ensemble des directeurs et du secrétariat général Dépannage de premier niveau des matériels de bureau du service et salles de réunion Gestion des fournitures du service (commande et suivi de tableau de bord) et matériels de bureau (photocopieuse, fax) et vérification de la conformité des livraisons Gestion des véhicules de la direction (réservations, carnets de bord, location éventuelle) Collaboration étroite avec les collègues et prise de relais en leur absence

Profil

COMPETENCES REQUISES

Parfaite connaissance des outils bureautiques et des techniques de secrétariat, Excellente expression orale et écrite, Maîtrise rigoureuse de l’orthographe, Sens de l’organisation et de l’accueil, Connaissance des méthodes de classement et d’archivage, Polyvalence et mutualisation avec les autres assistantes de la direction.

SAVOIR ETRE / SAVOIR FAIRE

Discrétion, Capacités rédactionnelles, Aisance relationnelle, Sens des responsabilités, Autonomie, Esprit de synthèse, Rigueur, Réactivité, Capacités de priorisation, Disponibilité, Force de propositions, Aptitude au travail en équipe