ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Centre hospitalier Villefranche-sur-Saône

Le Centre Hospitalier de Villefranche est l’établissement support de la direction commune de l’Hôpital Nord-Ouest (Villefranche-Tarare-Trévoux-Grandris) et du Groupement Hospitalier de Territoire Rhône Nord Beaujolais Dombes.

Le secrétariat de la Direction Générale est donc en charge de la coordination de l’ensemble des instances et des relations internes et externes à la fois de l’Hôpital Nord-Ouest et du Groupement Hospitalier de Territoire.

DÉFINITION GÉNÉRALE DE LA FONCTION :

Le secrétariat de la Direction Générale est assuré par un binôme d’assistants qui assure la continuité sur l’ensemble des missions.
L’assistant devra prendre en charge en lien avec les directeurs adjoints concernés la gestion de l’ensemble des instances du Groupement Hospitalier de Territoire ainsi que les missions d’assistant en lien avec le Projet médical Partagé et le Projet Phase II.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Organisation des instances du GHT présidées par la Direction Générale du Centre Hospitalier de Villefranche :
o En lien avec le chargé de mission du GHT, l’assistant prend en charge : calendrier, agenda, ordre du jour, documents préparatoires, compte rendu pour :
Le Comité Territorial des ElusLa Conférence de Dialogue SocialLe Comité StratégiqueLa Réunion des Directeurs du GHT
2. Organisation et gestion de l’ensemble des groupes de travail et des missions qui se rattachent au Projet Médical Partagé :
En lien avec le chargé de mission du GHT, l’assistant prend en charge : calendrier, agenda, ordre du jour, documents préparatoires, compte rendu pour les groupes de travail des neufs filières identifiées dans le Projet Médical Partagé de Territoire ainsi que le suivi des conventions qui s’y rattachent.
3. Assure le secrétariat (agenda, courrier, mise en forme) du projet Phase II en lien avec le chargé de mission

4. Assure le secrétariat de la Direction Générale en première instance :
Accueil physique et téléphoniqueOuverture, tri et dispatching du courrier et des mails de la Direction GénéraleGestion des ressources logistiques : voitures, salle de réunion, papeterieDiffusion hebdomadaire du tableau des gardes et astreintes
5. Doit pouvoir, à terme, assurer le remplacement de sa collègue assistante du Directeur Général en son absence sur l’ensemble de ses missions et notamment :
Secrétariat du Directoire de l’HNO VillefrancheSecrétariat du Président de CME de l’HNO VillefrancheSecrétariat du Conseil de Surveillance
6. MISSIONS SPÉCIFIQUES
o Suivi des conventions de recherches cliniques en lien avec le Directeur adjoint en charge de la recherche clinique
o Secrétariat des dossiers en lien avec la gestion du patrimoine hospitalier (cessions d’actifs immobiliers)


7. COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES REQUISES
BAC +2 ou +3 Assistante de direction ou équivalent (DUT Gestion Administrative et Commerciale)Expérience sur poste similaire, minimum 3 ansConnaissances du fonctionnement hospitalier très appréciéesParfaite maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, OutlookCapacités relationnelles en adéquation avec les exigences du poste au sein de la Direction Générale : sens de l’accueil et du service, disponibilité, confidentialitéSens de l’organisation et des priorités dans un contexte de fortes sollicitations de la part des différents acteurs internes et externes.Rigueur dans la gestion des dossiers.
8. HORAIRES
Poste à temps plein uniquement : amplitude d’ouverture du secrétariat de la Direction Générale de 8h30 à 18h00 : horaire du poste à voir avec le binôme14 RTTPas d’absence simultanée avec son binôme y compris pauses repas
Centre Hospitalier de Villefranche sur Saône
Direction des Ressources Humaines - Cellule recrutement
Plateau d'Ouilly
BP 80436
69655 Villefranche sur Saône Cedex