ASSISTANT DE DIRECTION 290 ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTION DES SOINS ET DIRECTION DE SITE GROUPE HOSPITALIER SUD

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION 290 ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTION DES SOINS ET DIRECTION DE SITE GROUPE HOSPITALIER SUD chez CHU DE BORDEAUX

33000 Bordeaux Missions principales :
Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du Directeur des soins Participer au fonctionnement du secrétariat de Direction de site Assurer le lien entre la direction des soins et les cadres supérieurs de santé, les cadres de santé, le corps médical Gérer les réponses aux fiches d’alerte Elaborer les gardes administratives (élaborer les tableaux de garde week-end et jours fériés, procéder aux changements des gardes, mettre à jour la documentation…) Elaborer des documents qualité, des tableaux, le rapport d’activité annuel, des PPT Suivre et organiser les manifestations, journées d’accueil et les réunions (AG cadres et les réunions mensuelles DS/CSS) : élaborer l’ordre du jour avec la DS, envoyer les convocations, prendre le compte rendu, envoyer les CR, élaborer les planifications des réunions annuelles Gestion administrative des stages soignants et médico-techniques Assurer les missions d’assistantes de direction pour les directeurs de site en l’absence de leur secrétariat Tâches liées au programme attractivité fidélisation des personnels paramédicaux :

Formaliser les outils de suivi des candidatures et des CV Création, alimentation et gestion de la CVthèque Elaboration de tableaux de bord de suivi Tâches communes aux secrétariats :
Gérer l’agenda des directeurs de site Préparer les dossiers relatifs aux réunions et rdv Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant à la direction Traiter le courrier arrivé (enregistrer, trier et transmettre aux services concernés) Réserver les véhicules des personnels de direction (veiller à l’entretien, récupérer les papiers des véhicules auprès des garages) et réserver des véhicules auprès du garage du groupe hospitalier Sud à la demande Etablir des ordres de mission et prévenir les intéressés Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook) Maîtrise de la messagerie électronique, Intranet, Doodle, Sharepoint Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapides souhaitée Etre rigoureux dans le suivi des dossiers Faire preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative Etre dynamique Avoir le sens de l’anticipation Avoir des capacités d’analyse Organisation et méthode, gestion des priorités Capacité de discernement dans la communication des informations Respect de la confidentialité Qualités relationnelles Sens de l’accueil et du travail en équipe Disponibilité