AVP 214 ASSISTANT DE DIRECTION H/F POLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTION GENERALE

Contenu de l'offre AVP 214 ASSISTANT DE DIRECTION H/F POLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTION GENERALE chez CHU DE BORDEAUX

33000 Bordeaux Mission(s) générale(s)
Organiser, pour un ou plusieurs directeurs, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, anticiper la préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions…). Principales activités
Organisation de réunions (convocations, réservations de salles, envoi des ordres du jour, suivi des présences et préparation du dossier pour le directeur adjoint) Prise de notes, rédaction de comptes rendus et mise en forme des documents Prise de rendez-vous / gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Gestion des absences sur le logiciel de gestion du temps Anticipation et préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions. Effectuer des recherches documentaires ciblées à la demande des directeurs adjoints Assurer la gestion des parapheurs Assurer la planification des réservations des salles de réunion Missions spécifiques/Particularités du poste
Remplacement secrétariat du pôle RH Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Travailler en équipe / en réseau Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel