Secrétaire de Direction

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction chez CHU Dijon

19 000 € - 20 000 € par an CDD La/Le secrétaire de direction assiste le directeur et les chefs de département.

Activités Générales :
❑ Gestion de l’agenda du directeur

❑ Organisation des déplacements du directeur : préparation et suivi des ordres de missions – Commande de billets de train – Réservation de véhicules

❑ Accueil : téléphonique et physique des personnes

❑ Gestion des relations entre le directeur, les cadres supérieurs, leurs collaborateurs et l’ensemble de leurs interlocuteurs internes et externes

❑ Organisation et gestion de réunions

❑ Gestion du courrier

❑ Rédaction et frappe de courrier

❑ Rédaction, frappe, mise au net, diffusion de documents, comptes rendus, imprimés spécifiques sur support informatique

❑ Organisation et gestion du classement

❑ Gestion des commandes de fournitures et du plan d’équipement dans le respect du budget alloué

❑ Gestion des demandes de prestations logistiques

❑ Diffusion et suivi des abonnements

❑ Mise à jour de l’annuaire interne

❑ Suivi des conventions, contrats, protocoles…

❑ Suivi des avant-projets

❑ Mise à jour de l’intranet de la direction

❑ Suivi du respect des conditions d’utilisation des véhicules de service (demandes d’autorisation, validité des permis de conduire)

❑ Participation aux réunions de la sous-commission DSI de la CME et du Comité de pilotage DPI et rédaction des comptes-rendus

Ressources humaines :
❑ Par délégation du directeur : enregistrement et validation des astreintes de professionnels de la direction des systèmes d’information dans le logiciel de gestion du temps de travail

❑ Gestion des grèves : assignation et état des grévistes

❑ Gestion et suivi des demandes de stages

❑ Gestion des dossiers individuels des agents

❑ Coordination et suivi des entretiens professionnels

❑ Coordination et suivi des demandes de formation et de l’élaboration du plan de formation

Qualité - Gestion des risques :
❑ Gestion documentaire : mise en forme et insertion de documents qualité dans l’outil de gestion documentaire institutionnel, référent gestion documentaire

❑ Mise à jour de l’intranet du service

Diplôme requis

❑ BTS Assistant manager ou expérience significative Formations obligatoires et spécifiques

❑ Formation aux outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, progiciels CHU, Sharepoint

Expérience

Une expérience dans un secrétariat de direction serait appréciée.

Particularités du poste

Poste à 100 %

Amplitude horaire : 9h à 12h30 et 13h30 à 17h00.

Temps de travail hebdomadaire : 37h avec 12 jours de RTT

Dans le cadre d’une mutualisation, les secrétaires de la direction des soins et de la direction des systèmes d’information sont amenées à se remplacer, notamment pour les activités générales. MERCI DE BIEN VOULOIR JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION A VOTRE CANDIDATURE