Secrétaire de Direction H/F

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction H/F chez Clinique Pasteur

La Clinique Pasteur de Toulouse, premier établissement de soins privé en France, a toujours placé le patient au cœur de son projet d’entreprise et maintient depuis l’origine des valeurs d’excellence, d’éthique, d’innovation et d’indépendance.

La Clinique recherche un(e) secrétaire administrative pour son secrétariat de direction en contrat à durée déterminée dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

Votre mission principale sera d'assurer la gestion de la vie administrative du service, vous aurez à gérer les informations de leur réception à leur diffusion en interne ou externe. Vous devrez répondre aux besoins des usagers du secrétariat de direction.

Activités du poste

- Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers de la clinique (médecins, PDG, comité de direction (CODIR), encadrement,collaborateurs, services autonomes, fournisseurs, patients...)
- Trier et dispatcher le courrier papier, numérique (fax et e‐mail)
- Envoyer par fax/mail des ordres de virements des BANQUES signés par le PDG
- Organiser les rendez‐vous et réunions du directeur + autres membres du CODIR
- Gérer la réservation des salles de réunions

- Préparer les dossiers des réunions (partenaires sociaux, Instances établissements, revues de direction...)

- Traiter le courrier du CODIR, de l’encadrement et des services mis à la signature du directeur, en assurer le classement et la numérisation mensuellement

- Assurer la gestion documentaire : mettre en forme, référencer, corriger, mettre à la signature, et publier les documents dans l’Intranet Documentaire et assurer leur diffusion par mail

- Planifier les gardes du CODIR, déplacements...

- Gérer le planning des gardes des responsables de services de soins (mensuel) sur le portail de l’Intranet et en assurer la mise à jour lors de tout changement
- Réaliser les travaux bureautiques (photocopies, plastifications, reliures)
- Gestion des codes abrégés des lignes téléphoniques

Compétences requises

- Traiter les informations spécifiques au service

- Très bonne expression écrite et orale

- Saisir informatiquement des données et assurer la présentation des documents
- Maîtriser les outils bureautiques(Word‐Excel‐Powerpoint‐Visio‐Outlook, Publipostage…)
- Renseigner les services ou les patients

Qualités professionnelles

- Avoir une parfaite connaissance du fonctionnement de l’établissement
- Etre autonome et prendre des initiatives
- Evaluer les priorités
- Recueillir et traiter des données avec méthode et rigueur

- Sens de l’organisation
- Maîtriser le stress
- S’adapter à des partenaires variés
- Respecter la confidentialité des informations traitées/secret professionnel
- Capacité de travailler en équipe

Horaires du lundi au vendredi :

- 8h30-16h40

- 9h20-17h30

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Expérience: