Assistant.e de Das Directeurs Adjoints - Directrices Adjointes Scientifiques à l'Insb Institut des Sciences Biologiques H/F

Contenu de l'offre Assistant.e de Das Directeurs Adjoints - Directrices Adjointes Scientifiques à l'Insb Institut des Sciences Biologiques H/F chez CNRS

CNRS recherche …
Au sein de l'INSB, l'assistant.e assure le secrétariat et l'assistance logistique de plusieurs DAS (Directeurs Adjoints/directrices adjointes scientifiques) et réalise tous les actes administratifs nécessaires à l'exercice de ses missions dans le respect des techniques, règles et procédures du CNRS.
Activités
- Gérer l'agenda des DAS (Outlook).
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers, courriels, parapheurs).
- Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié.
- Gérer les adresses génériques électroniques partagées.
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques.
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs.
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des DAS.
- Organiser les réunions des DAS en interne et/ou avec des partenaires extérieurs.
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions des DAS.
- Assurer l'assistance ponctuelle des chargés de missions scientifiques liés aux DAS.
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs).
- Assurer la continuité de service au sein de l'équipe en charge du secrétariat des DAS.
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers.
Compétences
- Avoir une connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.).
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences.
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel.
- Savoir travailler en équipe.
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte.
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse.
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence.
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement.
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Avoir le sens relationnel.
- Savoir gérer un flux important d'informations.
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
- Anglais : niveau A2 (selon le cadre Européen commun de référence pour les langues).
Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Avec plus de 34 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance.

Au sein du CNRS, l'Institut des sciences biologiques (INSB) développe et coordonne des recherches d'excellences visant à décrypter la complexité du vivant, des atomes aux biomolécules, de la cellule à l'organisme entier et aux populations. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Écoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 211 structures de recherche et d'appui à la recherche et dispose d'un budget de 55 millions d'Euros. Le poste est situé au sein de la direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la Directrice adjointe administrative de l'institut.

L'assistant(e) de direction travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'Institut, le cabinet de la présidence, les secrétariats de la DGD-S et de la DGD-R et, en tant que de besoin, les partenaires externes.

Informations complémentaires

Formation souhaitée : BTS Assistant.e manager ou support action managériale

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