Assistant de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction (H/F) chez croix-rouge française

Votre objectif principal

Assister les directeurs (Directeur, Directeur adjoint et Directeur des soins) dans l’organisation et l’optimisation de leurs activités administratives/logistiques et encadrer l’équipe d’accueil de l’hôpital. Vos missions et activités : Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leurs activités quotidiennes

Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
Gérer les agendas de l’équipe : prise de rendez-vous, organisation de réunions, des déplacements
Suivre et mettre à jour les plannings de la direction
Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision

Gérer le secrétariat Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier Rédiger des courriers selon des notes préalablement communiquées Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions Assurer le classement et l’archivage des documents internes Organiser et effectuer le suivi administratif des activités Organiser et préparer des réunions (convocation, réservation de salle, logistique matérielle et tisanerie, préparation des dossiers, etc.) Organiser les déplacements, gérer la logistique et préparer les documents nécessaires Rédiger des comptes rendus, des notes, des synthèses, des présentations Instruire ou constituer des dossiers et les présentations à destination de la direction… Suivre le traitement de dossiers particuliers, et proposer des actions d'amélioration Encadrer l'accueil de l'hôpital Assurer le recrutement, l’animation, l’évaluation et la formation de l’équipe. Organiser l’activité des hôtes/hôtesses d’accueil de l’hôpital H24 7j/7. Etablir les procédures à tenir (fiabiliser la transmission de l’information sur le site, standard, accueil physique, gestion du courrier notamment). Gérer les plannings de l’équipe et assurer la continuité de service. Participer à la démarche qualité (analyse des disfonctionnements visible dès l’accueil de l’établissement)

Le profil du candidat

De formation BTS de secrétariat de direction ou équivalente, vous avez une expérience confirmée de l'assistanat de direction. La connaissance du secteur sanitaire ou médico-social constitue un plus.

Vos Compétences métier (être capable de/d’…) :

Organiser et gérer les priorités
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web
Capacités rédactionnelles
Rigueur et autonomie
Capacité d'adaptation
Ajuster sa pratique et sa communication en fonction de ses interlocuteurs (famille, représentant légal, équipe, bénéficiaires, partenaires, etc.)
Utiliser les Techniques de l’Information et de la Communication et les logiciels nécessaires
Transmettre des connaissances théoriques et techniques en adoptant une posture pédagogique adaptée
Etablir des relations professionnelles de confiance et d’efficacité avec l’équipe de Direction de l’établissement.

Vos compétences managériales : Adapter sa communication et entrainer l’adhésion
Décider et assumer ses choix
Garantir la fonction de contrôle
Animer et responsabiliser son équipe

Qualification requises :

Maîtrise des outils bureautiques, aisance relationnelle

Responsabilités

Vos conditions de travail particulières :
Participation au roulement du weekend end sur l’accueil. Forfait cadre, avec jours de RTT

Passerelles métiers envisageables :
Responsable administratif