Office Manager/Assistant H/F

Contenu de l'offre Office Manager/Assistant H/F chez Data4 Group

Office Manager/Assistant H/F

LA MISSION DE DATA4

Bâtir des campus de data centers hautement connectés, résilients et responsables pour soutenir la croissance de nos clients en Europe

DATA4 est un opérateur et investisseur européen majeur sur le marché de data centers. Le Groupe finance, conçoit, construit et opère ses propres data centers.

MISSIONS PRINCIPALES

Être l’assistant du bureau de Paris, ce qui inclut notamment :

Gérer l’ensemble des services généraux du bureau de Paris et apporter son support aux autres bureaux
Gérer la flotte automobile au niveau du Groupe
Participer à l’intégration des nouveaux employés en Europe
Organiser des réunions, des événements internes et des déplacements
Assurer l’accueil des bureaux de Paris et le standard téléphonique au niveau Groupe
Un support aux services RH et à l’assistante de Direction en fonction des besoins

L’office manager/ assistant est rattaché au Secrétariat Général auquel il reporte.

RESPONSABILITÉS

L’office manager/ assistant assure :

L’accueil des bureaux de Paris : accueil des visiteurs, standard téléphonique
La coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel des bureaux de Paris, en lien avec les fournisseurs et le service IT
La gestion des achats : la commande des consommables et fournitures ; le suivi & le respect du budget de Paris
La gestion du courrier (Paris) : le tri & la distribution du courrier ; les commandes & suivi de coursiers/DHL/AR
La planification du parcours d’intégration des nouveaux employés en Europe et la création de leur badge pour Paris
La commande des cartes de visite (Groupe)
Le suivi du parc automobile : commande des voitures, contestations des contraventions en ligne, suivi des facturations des cartes essence, aide à la logistique des changements pneus hiver et été, vérification annuelle des permis de conduire, aide au bon déroulement des livraisons et des restitutions
La gestion des téléphones société : suivi des factures
La gestion des taxis (commande, suivi budget)
La gestion du tableau de refacturation de la CB société
Les évolutions d’aménagement des bureaux de Paris
La planification de réunions ou évènements internes (Kick off, BBQ, soirée de Noël)
Une aide à l’organisation de voyages/déplacements
Un support aux autres bureaux en Europe, aux services RH et à l’assistante de Direction en fonction des besoins

PROFIL RECHERCHÉ

1. Formation et expérience

Bac + 2 / 3 Assistant de Direction / PME PMI ou équivalent
2 ans d’expérience minimum
Anglais professionnel impératif

2. Compétences techniques (requises et préférées)

Excellente expression orale et écrite
Organisation et planification
Gestion et suivi de budget
Maîtrise du pack Office Microsoft

3. Compétences générales

Sens du service et des priorités
Pragmatisme,
Souplesse, adaptabilité,
Qualités relationnelles, écoute,
Rigueur et méthode,
Sens de la confidentialité
Esprit d’équipe.










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