Office Manager Bilingue Anglais H/F

Contenu de l'offre Office Manager Bilingue Anglais H/F chez DEMANDRE Recrutements

OFFICE MANAGER BILINGUE ANGLAIS (h/f)

DEMANDRE Recrutements recherche pour l’antenne française d’une agence d’architecture internationale de renommée un·e Office Manager confirmé·e.

Ce cabinet pluridisciplinaire, idéalement situé dans Paris intramuros, se compose d’une trentaine de collaborateurs.

Il intervient, en France et à l’international, sur de nombreux projets d’équipements publics tels que des musées, des complexes sportifs, des gares ou encore des édifices dédiés à l’enseignement et des immeubles de bureaux.

Cette agence est réputée pour son exigence et la grande créativité de sa production.

Cet·te Office Manager sera sollicité·e sur la gestion du secrétariat courant de l’agence, ainsi que sur les candidatures aux appels d’offres, le volet communication et les ressources humaines.

L’agence mère étant étrangère, cette personne doit être parfaitement bilingue en Anglais pour assurer les échanges hebdomadaires avec la direction et les collaborateurs étrangers.

Secrétariat courant et intendance :

- gestion du courrier de l’agence et des mails,

- gestion du planning et des agendas, les prises de rendez-vous,

- tenue du standard téléphonique et accueil physique des visiteurs,

- gestion des réservations (trains, avions, taxis, hôtels, restaurants, etc.).…

- gestion des fournitures,

- interface avec les sous-traitants, sociétés de maintenance, de nettoyage et de services,

- classement et archivage des dossiers,

- supervision du respect de la vie collective de l’agence.

Assistanat administratif et ressources humaines :

- classement, dématérialisation et archivage régulier des notes de frais et factures,

- collecte des informations et gestion des déclarations (congés payés, arrêts maladie, RTT, fin de contrat, congés maternité, assurance maladie, mutuelle, etc.).

- transmission des pièces mensuelles destinées à l’expert-comptable pour l’édition des salaires,

- gestion et édition des contrats CDD, CDI, conventions de stages, salariés détachés ICT, titres de séjours, visas, etc.

- tenue du registre du personnel, gestion des entretiens annuels,

- diffusion des annonces sur le site internet de l’agence et auprès des cabinets de recrutements,

- réception et traitement des candidatures, classement des CV, prises de rendez-vous des candidats,

- encadrement du personnel d’entretien.

Candidatures :

- élaboration des dossiers d’appels d’offres des marchés publics en France et à l’international,

- dépôt dématérialisé des candidatures,

- mise à jour du book de l’agence,

- mise à jour des contacts partenaires.

Communication :

- gestion des demandes de publications presse,

- lecture des contrats en collaboration avec le cabinet d’avocats (droit d’exploitation intellectuelle, convention d’édition, royalties, etc.)

Il sera également demandé à cette personne de tenir une veille juridique : comptabilité, droit du travail, code des marchés publics…

C’est pourquoi nous recherchons des candidat·e·s ayant occupé des postes similaires en cabinet d’architecture ou en bureaux d’études techniques. Ces candidat·e·s doivent avoir une expérience de 5 années minimum sur cette fonction.

Une parfaite maîtrise du pack Office est indispensable.

Des compétences sur InDesign sont un véritable atout.

Un anglais courant (oral et écrit) est impérativement requis.

Il sera très apprécié que cette personne ait un bon niveau en orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles.

Une personnalité rigoureuse et autonome ainsi que le sens de l’organisation et du service sont des qualités nécessaires pour répondre aux exigences de ce poste.

Un intérêt personnel pour l’architecture et le design est un plus.

Poste en CDI basé à Paris.

Prise de poste dès que possible.

Salaire entre 2600 à 3500€b suivant expérience.

Type d'emploi : Temps plein

Expérience:

office manager bilingue h/f: 5 ans (Requis) responsables des appels d'offres en marchés publics: 1 an (Souhaité) office manager en agence d'architecture ou bureau d'études: 3 ans (Requis)

Langue:

Anglais (Requis)