Assistant de Direction au sein de la Direction Territoriale de Prévention et d'Action Sociale d'Avesnes-sur-Helpe

Contenu de l'offre Assistant de Direction au sein de la Direction Territoriale de Prévention et d'Action Sociale d'Avesnes-sur-Helpe chez Département du Nord

FICHE DE POSTE

ASSISTANT-E DE DIRECTION

FONCTION : Assistant-e de Direction

CADRE D’EMPLOIS : Catégorie B de la fonction publique Motif de la demande de

recrutement :

Direction Générale Adjointe de la Solidarité  Création de poste 
Vacance de poste

Direction Territoriale de Prévention et d’Action Sociale (DTPAS) / DIRETION TERRITORIALE AVESNES

Poste n°PER003434

Effectif du service : XXX

Lieu de travail : Avesnes sur Helpe

Référent DRH :

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DE L’ENVIRONNEMENT
Sandra SERMENT

Chargé de recrutement

développement et compétences

Sous l’autorité du Directeur de la Direction Territorial de Prévention et d’Action Sociale (DTPAS), il assure et organise le secrétariat du TEL : 03.59.73.87.00

Directeur et de la Direction. Sandra.SERMENT@lenord.fr



À l’interne, il est en relation avec les cadres de la Direction, la Direction Générale Adjointe de la Solidarité et ses Directions, et les autres
Directions Générales Adjointes.

À l’externe, il est en relation avec les partenaires extérieurs et les élus sur l’ensemble des politiques publiques en lien avec le territoire :
social, culture, sport, voirie, collèges...

COMPÉTENCES GÉNÉRALISTES /
ACTIVITÉS CONDITIONS D’EXERCICE

TRANSVERSALES

Générales : Compétences organisationnelles : Eléments complémentaires
Assurer l’organisation du secrétariat et de la Direction :  Savoir organiser son travail de rémunération : 
Préparer, mettre à disposition et suivre les dossiers nécessaires  Favoriser la bonne circulation de l’information

au Directeur (recueil des informations, constitution de fonds de  Être rigoureux NBI :
dossier, …)  Savoir travailler dans l’urgence 

Respecter les échéances Régime indemnitaire de fonction : 

Organiser des prises de relais avec les services Aptitudes personnelles et savoir-être : 

Gérer les questions matérielles  Avoir un bon esprit de synthèse Régime indemnitaire de grade : 

Assurer la circulation de l’information dans les services  Faire preuve de réserve, de discrétion 

Assurer un rôle d’alerte concernant les dossiers signalés auprès Assure le remplacement de l’autre

des services Aptitudes relationnelles : assistante de Direction en cas

Le cas échéant :  Faire preuve de diplomatie d’absence et inversement 

Encadrer le personnel affecté au secrétariat  Avoir de bonnes capacités d’écoute 

Coordonner les secrétariats de la Direction  Disposer d’une bonne aisance relationnelle Horaires variables en fonction des pics 

Faire preuve d’adaptabilité d’activités

Proposer un accueil adapté :  Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer 

Assurer l’accueil physique et téléphonique du Directeur 

Filtrer et orienter les appels, relayer si nécessaire vers COMPÉTENCES TECHNIQUES
l’interlocuteur compétent 

Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Organisation de l’Institution : 
Connaître les missions, élus et compétences du Département
Organiser et planifier l’agenda :  Connaître l’organisation générale et le fonctionnement des 
Organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités Directions du Département 
Organiser les réunions (réserver les salles, envoyer les  Connaître les projets du territoire : social, culture, sport,

convocations, assurer la logistique…) tourisme, éducation, insertion 
Organiser les déplacements du Directeur
Social santé – tronc commun :
Assurer la gestion du courrier :  Connaître l’organisation des services d’une DTPAS 
Trier, diffuser, enregistrer les courriers  Connaître le Règlement Départemental de l’Action Sociale 
Assurer la traçabilité des courriers 
Etre en veille sur les délais Accueil : 

Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Assister le Directeur sur la rédaction et la mise en forme des
documents : Bureautique : 

Prendre des notes  Maîtriser les outils bureautiques courants 
Rédiger et mettre en forme tout type de document selon la charte

graphique en vigueur Techniques de secrétariat : 

Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le  Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie,
Directeur courriers, mise en forme de documents, suivi des tableaux de 

Rédiger et diffuser les comptes-rendus bord…

Écrit professionnels : 

Disposer d’une bonne aisance rédactionnelle

Assister le Directeur dans le suivi des projets et des activités de
la Direction : 

Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de
la direction 

Renseigner et suivre les tableaux de bord 

Préparer et suivre les dossiers du Directeur sur l’ensemble des
politiques publiques : sport, culture, tourisme, voirie, éducation, …