Assistant de Direction - Direction Générale des Services F/H

Contenu de l'offre Assistant de Direction - Direction Générale des Services F/H chez DEPARTEMENT DU NORD

Lille (59) Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous alertez sur les demandes urgentes. Vous avez un rôle d’aide à la prise de décisions.

Vous prenez en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en vous appuyant sur votre capacité à maitriser les enjeux.

Vous devrez contribuer à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d’optimiser l’organisation de ses activités. Vous êtes l’interface relationnel entre la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes.

Relations professionnelles :
Internes :
Membres de la direction générale, responsables de service, cadres et agents de la direction, ensemble des directions de la collectivité et les Services du Cabinet du Président, élus

Externes :
Partenaires du secteur d’activité, collectivités et services de l’Etat, entreprises, associations, fournisseurs, prestataires de service, éventuellement les usagers

Conditions particulières :
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu’il assiste

Disponibilité et adaptabilité

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Travail en bureau

« Le Département du Nord lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. »
Profil recherché Organisation de la vie professionnelle du cadre :

Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Gestion du courrier du cadre

Organiser les déplacements du cadre

Établir une relation de confiance avec le cadre

Suivi des projets et activités de la direction :
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques

Organisation et planification des réunions :
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre

Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

Préparer les dossiers pour les instances

Formalisation d'études et de rapports d'aide à la décision

Structurer et organiser des résultats

Rédiger des rapports, notes de synthèse et de conjonctures

Hiérarchiser des informations et argumenter dans un objectif d'aide à la décision

Identifier un niveau d'information pertinent en fonction du ou des destinataires

Compte rendu d’activité :
Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu

Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies

Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie

Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure

Organiser le travail en transversalité (interservices)

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Venir en soutien aux directeurs de projet et autres personnels placés auprès de la DGA

Coopérer avec l’ensemble des assistantes et secrétaires des directions, et directions de projet de la DGA

Organiser et planifier les activités de l'équipe

Structurer la diffusion de l'information

Décider, communiquer et faire adhérer

Prioriser ou hiérarchiser les interventions

Instruction des dossiers et application des procédures :
Appliquer des procédures administratives

Renseigner des documents de suivi

Établir et mettre en forme des documents administratifs

Transmettre les documents administratifs

Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs

Veille et observation sectorielle

Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées

Analyser des information et documents
Entreprise Collectivité territoriale de proximité, le Département du Nord oeuvre au service de plus de 2 Millions d’habitants dans les domaines de l’Action Sociale, de la Solidarité et de la Santé (protection de l’enfance, aides et insertion pour les personnes handicapées et les seniors, RSA et insertion), de l’Education (collèges), de la Culture et du Sport (conservation du patrimoine et des musées), et contribue activement au développement des territoires et des infrastructures routières.

Chaque jour, ce sont plus de 8000 agents qui mobilisent leur expertise dans 117 métiers, sur tout le territoire du Nord.