Le Département recrute un Assistant de Direction au Forum Antique de Bavay - Direction des Sports et de la Culture

Contenu de l'offre Le Département recrute un Assistant de Direction au Forum Antique de Bavay - Direction des Sports et de la Culture chez Département du Nord

Sous l’autorité de votre responsable, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle,
de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Vous animez le secrétariat de la Direction en travaillant en équipe et en transversalité afin d’assurer la continuité du
service.

Véritable interface entre les services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et
assurez un suivi ascendant et descendant.

Vous assurez : 
La gestion administrative et juridique des contrats de commande publique 
La préparation, le suivi des projets de rapport et de convention soumis à la commission permanente 
Le suivi des commandes et engagements (en intérim de l’assistante comptable).

Relations professionnelles :
Internes 
Contacts directs et échanges permanents avec les cadres de l’équipe de direction de la structure 
Relations avec l'ensemble des services de la collectivité

Externes 
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures 
Relations avec les partenaires du musée 

CONDITIONS D’EXERCICE

Obligations du poste :
Travail en bureau
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Conditions particulières :
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de l’équipe de direction
Disponibilité et adaptabilité

Eléments complémentaires de rémunération :
NBI :
Régime indemnitaire de fonction :

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES ACTIVITES/COMPETENCES TRANSVERSALES

Savoir faire Savoir faire

Organisation de la vie professionnelle des cadres Compte rendu d’activité : 
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en  Organiser ses tâches en fonction du plan de

fonction des priorités du cadre charge 
Rappeler des informations importantes et transmettre  Proposer des solutions et des adaptations afin

des messages d’apporter un meilleur service rendu 
Gestion du courrier du cadre  Participer aux réunions 
Organiser les déplacements du cadre  Rendre compte du travail effectué et des 
Établir une relation de confiance avec le cadre conditions de son intervention 

Vérifier son travail en fonction des directives et
Suivi des projets et activités de la direction : procédures 
Intégrer les priorités du service dans la gestion  Faire preuve de discrétion professionnelle à

quotidienne des activités de secrétariat l'égard des informations recueillies 
Renseigner des tableaux de suivi des activités du  Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur

service et diplomatie 
Organiser le classement et l'archivage des dossiers  Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du

projet de la structure
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :  Organiser le travail en transversalité 
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire (interservices)

vers l'interlocuteur compétent  Réagir avec pertinence aux situations d'urgence 
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur 
Recevoir, filtrer et transmettre les messages Instruction des dossiers et application des

téléphoniques et les courriers électroniques procédures : 
Appliquer des procédures administratives
Organisation et planification des réunions :  Renseigner des documents de suivi 
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le  Établir et mettre en forme des documents

cadre administratifs 
Respecter les délais de transmission de documents  Transmettre les documents administratifs

avant les réunions  Collecter, classer et archiver des documents et 
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les dossiers administratifs

comptes rendus  Centraliser les dossiers et préparer les dossiers
des commissions
Gestion de l’information, classement et archivage de  Instruire des dossiers portés par la collectivité
documents 
Préparer les dossiers pour les instances Application des règles d’hygiène, de santé et de

sécurité au travail : 
Prendre connaissance et appliquer les consignes
Savoirs HSST


Notions d'organisation et de gestion du temps de Savoirs
travail  Instances et processus de décision de la 

Règles de l'expression orale et écrite de qualité collectivité 
Techniques de secrétariat (dactylographie,  Organigramme de la collectivité

sténotypie, prise de notes, etc.)  Techniques et outils de gestion de l’activité 
Cadre juridique et réglementaire de la commande (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)

publique  Procédures en vigueur 
Procédures comptables, administratives et  Bases de la communication écrite et orale

financières  Procédures et formalités administratives 
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire  Procédures de transmission de l’information et 
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet techniques rédactionnelles 
Tableaux de bord et outils de planification et suivi  Procédures d’archivage et techniques de 
Principes rédactionnels de la note de synthèse classement 
Principes rédactionnels du compte-rendu  Représenter la collectivité auprès des acteurs et

partenaires

Savoir - être 
Disposer d’une bonne aisance relationnelle et
rédactionnelle 
Faire preuve d’adaptabilité 
Faire preuve de réactivité 
Faire preuve d’autonomie 
Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à
coopérer

Fiche éditée le

ACTIVITES SPECIFIQUES

Fiche éditée le