Office Management Assistant H/F

Contenu de l'offre Office Management Assistant H/F chez Diana

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Faisant partie du groupe Symrise, nous combinons notre expertise pour fournir des solutions d'ingrédients innovantes et des propositions de valeur étendues pour les industries de l'alimentation et des boissons, des aliments pour animaux de compagnie et de l'aquaculture.

Nous rendons les aliments et les boissons plus sains et plus agréables, les aliments pour animaux de compagnie plus appétissants et les aliments pour aquaculture plus efficaces.

Nos trois principaux domaines d'expertise sont les suivants :

Le goût - En fournissant des ingrédients d'origine responsable, traités par des procédés doux et exclusifs, nous aidons les fabricants à créer des produits nouveaux et savoureux.

Nutrition - En extrayant le meilleur du poulet, des oeufs, du poisson, des fruits de mer, des fruits et des légumes, nous apportons des avantages nutritionnels grâce à des solutions à base de protéines, de vitamines, de minéraux et de fibres.

Santé - En nous concentrant sur l'immunité, la santé osseuse, l'anti-âge, l'équilibre intestinal et plus encore, nous plaçons la santé et le bien-être au coeur de nos activités.

Développer des solutions uniques et innovantes en matière d'ingrédients.

Inspirés par la nature, nous cherchons à valoriser pleinement nos flux d'ingrédients naturels. Grâce à une science et à une technologie de pointe, nous identifions les zones de potentiel dans les sous-produits, les restes et les flux secondaires de notre chaîne d'approvisionnement afin de produire la plus grande valeur possible à partir de nos matières premières naturelles.

Votre rôle

- Gérer la réception, recevoir les livraisons et accueillir les visiteurs.
- Gérer le standard téléphonique et le courrier postal et autres expéditions et livraisons (entrantes et sortantes).
- Gérer les courriers entrants vers les adresses e-mail génériques.
- Gérer et optimiser les relations avec les fournisseurs de services postaux et de fournitures de bureau (papeterie et alimentation).
- Gère et coordonne la planification des services partagés (salles de réunion, voiture de service, station de recharge, voitures de service de l'entreprise et voitures de location).
- Préparation et rangement des salles de réunion, y compris l'aide à la réservation.
- Organiser sur demande des déjeuners sur place pendant les réunions d'affaires.
- Fournir un soutien aux visiteurs externes et aux employés étrangers (taxi, hôtels).
- Apporter un soutien dans la réservation de salles de réunion et d'événements externes.
- Organiser les commandes d'échantillons ou d'achats dans SAP.
- Gérer les cartes d'accès des employés.
- Fournir un soutien dans la formation des nouveaux employés aux outils internes (Concur/Havas et Symportal) et organiser les droits d'accès à Concur et Havas.
- Organiser l'accueil des nouveaux employés (informations relatives au site et kit de bienvenue).
- Tenir à jour la liste des contacts des employés, des hôtels, des restaurants et des autres installations externes.
- S'assurer que les règles de gestion du site (café du travail, gestion des déchets, règles de sécurité...) sont connues et respectées.
- Organiser le déploiement des actions de communication sur le site.
- Toute autre activité qui viendrait s'ajouter à l'équipe des services généraux.

- Contrat à durée indéterminée.
- 37 heures par semaine + 12 RTT + participation.
- Lieu : Rennes.