Assistant de direction/Assistante de direction

Contenu de l'offre Assistant de direction/Assistante de direction chez EDHEC Business School

Assistant de direction/Assistante de direction

L'EDHEC Business School recrute un(e) Assistante Faculty (H/F).

Poste CDI à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).

La mission

La Faculty de l’EDHEC regroupe 5 départements d’enseignement et de recherche et plus de 180 professeurs et chercheurs.

Au sein de cette Faculty, et pour le compte de 2 de ses départements (« compta/droit » et « management/humanités »), l’Assistant.e Faculty a en charge :

La gestion administrative des activités du corps professoral
Le support aux process de recrutement et de gestion des intervenants vacataires
Le Support à l’activité des pôles d’excellence et de recherche

Les activités principales sont les suivantes :

Gestion administrative du fonctionnement des départements académiques

Suivi budgétaire de chaque département académique, y compris les Pôles d’Excellence, avant consolidation au niveau du Décanat

Suivi et validation des factures (Progidoc)
Contrôle de la bonne affectation au budget
Suivi des dépenses par budget (y compris les budgets individuels de certains professeurs)

Support administratif

Achat fournitures
Réservation déplacements (hors enseignement)
Gestion des agendas, appels téléphoniques
Commandes hors programme (ouvrages, bases de données)
Envoi reportings, comptes-rendus

Support au processus de recrutement et gestion des intervenants vacataires

Interface des départements académiques dans le cadre du recrutement des enseignants vacataires

Gestion des rendez-vous / Premiers contacts lors du premier cours
Saisie des données personnelles des enseignants vacataires dans Aurion
Assiste les adjoints aux Responsables de départements lors de l’élaboration du plan de charge des enseignants vacataires pour l’année n + 1
Saisie des prestations pédagogiques dans Aurion
Diffusion des évaluations des enseignements aux enseignants vacataires concernés

Gestion du portefeuille de CV des enseignants vacataires des départements académiques :

Gestion/actualisation d’un fichier
Archivage des CVs

Support à l’activité des pôles d’excellence et suivi de la production intellectuelle du corps professoral

Organisation et comptes-rendus des réunions propres à chaque département académique

Réservation salles / transport, chambres, restauration si nécessaire
Participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus

Soutien à l’organisation d’évènements de recherche (réunions, conférences, etc.)

Gestion des inscriptions si la conférence est payante
Organisation du déroulement : suivi logistique et autres services
Gestion des besoins des intervenants/participants
Demande des e-cards pour toute activité de recherche (memberships, conférences, ouvrages pour recherches…)

Le profil

BAC+2 ou BAC+3 de formation type assistant manager, assistant de direction complété d’une première expérience significative (3 ans)
Connaissance approfondie de la langue anglaise (niveau B2 minimum)
Maitrise d’Excel et des bases de données
Dynamisme, esprit d’initiative
Discrétion, Organisation et rigueur
Réactivité et autonomie
Capacités rédactionnelles
Capacité d’adaptation

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