ASSISTANT.E de DIRECTION – OFFICE MANAGER – statut Cadre F/H

Contenu de l'offre ASSISTANT.E de DIRECTION – OFFICE MANAGER – statut Cadre F/H chez EXOS

Vous avez une expérience confirmée en qualité d’

Assistant.e de Direction

, idéalement

au sein d’un service juridique

, doublée de compétences d’

Office Manager

.

De formation Bac+3, doté.e d’un réel sens de l’organisation renforcé par votre curiosité intellectuelle, vous accompagnerez les 2 Dirigeants d’une PME dans la gestion courante des tâches administratives et de logistique liées au bon fonctionnement de l’entreprise.

Vous aimez seconder et avez un réel sens du service grâce à votre attitude positive, consciencieuse et investie, « corporate ».

Rigueur, efficacité, bienveillance

seront les 3 axes de votre quotidien pour optimiser les performances de chacun avec pour objectif principal des résultats toujours meilleurs.

Vous serez acteur.rice de l’évolution d'une entreprise à taille humaine.

Rôle et responsabilités

Organisation quotidienne et logistique de l’emploi du temps des 2 Dirigeants.

Gestion administrative des contrats et suivi de dossiers, coordination juridique.

Relations avec administrations, organismes publics, cabinets d’avocats, banques…

Exigences du poste

Organisation des agendas personnels et professionnels du Président et du Directeur Général.

Accueil de leurs visiteurs, accueil téléphonique, prise et transmission de messages

Organisation des réunions et déplacements

Suivi et traitement des dossiers administratifs, notamment des différentes sociétés du groupe :

interface avec les cabinets d’avocats (droit des sociétés), études notariales, cabinets d’experts comptables, CAC… organisation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs interface avec les organismes de formation traitement et suivi du tableau des présences en relation avec le cabinet de paie traitement des notes de frais en relation avec le cabinet comptable ouverture et organisation des dossiers avec les différentes cotes et sous-cotes composant le dossier suivi, organisation et mise à jour des bases de données sur serveur (admin, projets, partenaires, communication…) veille professionnelle et réglementaire Interface avec l’ensemble des sociétés du groupe pour collecte et/ou diffusion d’informations

Rédaction des supports de communication, avenants aux contrats

Rédaction de courriers, mails

Elaboration de comptes-rendus et de notes de synthèse

Support administratif du Responsable Financier

Relations avec les partenaires et fournisseurs : suivi des conditions d’exécution des contrats de fourniture et de prestation de services divers, vérification des livraisons

Gestion du fonctionnement logistique du bureau et supervision des différentes interventions

Classement et archivage des documents des différentes sociétés du groupe

Hapiness Management : veiller aux besoins et bien-être général des différents collaborateurs
Profil recherché Bac + 3 – Secrétariat/Assistanat/Gestion

5 ans d’expérience minimum auprès d’un dirigeant (DG, VP, Président)

Aisance relationnelle, maturité, organisation, rigueur, autonomie, initiative, vivacité intellectuelle, réactivité, disponibilité d’esprit, à l’écoute, capable d’anticiper, goût et respect des autres

Très haut niveau de confidentialité

Excellentes orthographe, grammaire, syntaxe

, qualités rédactionnelles et de communication

Maîtrise PackOffice,

Excel

,

Word

,

Powerpoint

, messagerie électronique, Internet.

Maîtrise des NTIC

, facilité d’adaptation à tout nouvel outil, curiosité et goût des nouveaux moyens de communication, « geek » bienvenu.e.
Entreprise Société dédiée à l’investissement immobilier, au développement de nouveaux projets et à leur gestion.