Contenu de l'offre OFFICE MANAGER (F/H) chez Expectra

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OFFICE MANAGER (F/H)

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Référence : 307-O17-0000881_01C
Date de dépot : 18/06/2021
Entreprise : Expectra

Descriptif Description : Expectra, leader en France de l'intérim spécialisé et du recrutement en CDI de cadres et agents de maîtrise.
Les consultants du Département Comptabilité & Finance vous proposent des opportunités de carrière.

Nous recherchons pour le compte de notre client un Office Manager (H/F).

Vous organisez, tenez à jour le classement administratif et numérique.

Vous assurez le traitement courrier arrivée et départ (enregistrement, ventilation, expédition, affranchissement, distribution en interne), la gestion du standard, l'accueil des visiteurs, fournisseurs et rendez-vous du service.

Vous êtes en charge de la réservation des salles de réunions, de l'achat de fournitures et équipements + gestion du stock ( commande de timbres, fournitures de bureau, EPI…), du recensement des justificatifs de transport pour le service DIR .

Vous organisez le conseil d'administration, les assemblées générales, (convocation/ordre du jour, feuille d'émergement, feuille de présence, transmission des procès verbaux…. Tous les trimestres).

Vous assurez l'assistanat de la Direction générale avec la gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions.

Vous gérez les contrats de maintenance des équipements (locaux et matériels, vous
veillez au respect des contrats fournisseurs et à la réalisation des engagements contractuels
MAJ du fichier recensant les infos clés des fournisseurs.

Vous êtes en charge de la Gestion des badges d'accès (remise, déclaration de perte, mise à jour du fichier correspondant), du reporting fichier, de la réservation de salles, de l'impression des factures dématérialisées, de la mise en règlement des factures selon procédure définie.

Vous effectuez le classement des notes de frais après règlement, de la maintenance des locaux : signalement des " incidents", supervision interventions prestataires (demande de devis….).

Ce poste basé à Paris 19ème est à pourvoir dans le cadre d'une pré-embauche.

La rémunération proposée se situe entre 30 et 33 Keuros.

Profil recherché Profil recherché : De formation bac+2 en assistanat, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Votre sens de l'organisation, votre bon relationnel, votre dynamisme et votre rigueur sont des atouts indispensables pour réussir sur ce poste.
Niveau d'étude : Bac + 3 : licence
Expérience : Entre 3 et 5 ans d'expérience
Lieu de la mission : Île-de-France - Paris 19
Poste(s) disponible(s) : 1
Poste de cadre : Non
Contrat : Temporaire
Durée du contrat : 3 mois
Début de la mission : 31/07/2021
Salaire Annuel Brut : 32000€

Entreprise Nom de l'entreprise : Expectra
Site Web : http://www.expectra.fr
Agence : Bureau Expectra Paris Comptabilité & Finance
Adresse : 4 place des Pyramides
92800 Puteaux
Téléphone : 01 58 58 14 00
Fax : 01 58 58 14 09


\nLes consultants du D\u00e9partement Comptabilit\u00e9 & Finance vous proposent des opportunit\u00e9s de carri\u00e8re.

Nous recherchons pour le compte de notre client un Office Manager (H\/F).

Vous organisez, tenez \u00e0 jour le classement administratif et num\u00e9rique.
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\nVous assurez le traitement courrier arriv\u00e9e et d\u00e9part (enregistrement, ventilation, exp\u00e9dition, affranchissement, distribution en interne), la gestion du standard, l'accueil des visiteurs, fournisseurs et rendez-vous du service.
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\nVous \u00eates en charge de la r\u00e9servation des salles de r\u00e9unions, de l'achat de fournitures et \u00e9quipements + gestion du stock ( commande de timbres, fournitures de bureau, EPI\u2026), du recensement des justificatifs de transport pour le service DIR .
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\nVous organisez le conseil d'administration, les assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales, (convocation\/ordre du jour, feuille d'\u00e9mergement, feuille de pr\u00e9sence, transmission des proc\u00e8s verbaux\u2026. Tous les trimestres).
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\nVous assurez l'assistanat de la Direction g\u00e9n\u00e9rale avec la gestion de planning, organisation de d\u00e9placements, pr\u00e9paration de r\u00e9unions.
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\nVous g\u00e9rez les contrats de maintenance des \u00e9quipements (locaux et mat\u00e9riels, vous
\nveillez au respect des contrats fournisseurs et \u00e0 la r\u00e9alisation des engagements contractuels
\nMAJ du fichier recensant les infos cl\u00e9s des fournisseurs.
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\nVous \u00eates en charge de la Gestion des badges d'acc\u00e8s (remise, d\u00e9claration de perte, mise \u00e0 jour du fichier correspondant), du reporting fichier, de la r\u00e9servation de salles, de l'impression des factures d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es, de la mise en r\u00e8glement des factures selon proc\u00e9dure d\u00e9finie.
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\nVous effectuez le classement des notes de frais apr\u00e8s r\u00e8glement, de la maintenance des locaux : signalement des \" incidents\", supervision interventions prestataires (demande de devis\u2026.).
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\nCe poste bas\u00e9 \u00e0 Paris 19\u00e8me est \u00e0 pourvoir dans le cadre d'une pr\u00e9-embauche.
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