Office manager h/f (CDI)

Contenu de l'offre Office manager h/f (CDI) chez FED OFFICE

Office manager h/f (CDI)
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Descriptif du poste
En véritable facilitateur.trice, votre mission repose sur deux principales responsabilités :

* Assister la Directrice Relations clients Europe

Organiser ou coordonner l'organisation des rendez-vous, réunions de la Directrice

Organiser les voyages et meetings (vols, hôtels, visas?) et assurer une coordination avec les différentes parties prenantes

Gérer les notes de frais

Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques

Accueillir les visiteurs


* Soutenir l'activité des équipes et du site

Soutenir et organiser les temps forts du Département : réunions de l'équipe de Management et réunions équipes globales : prévoir le cadre des réunions (restauration, supports..) ; participer à la conception des présentations Powerpoint et établir et diffuser les comptes-rendus.

Proposer toute action visant à améliorer la vie de l'équipe et contribuant aux bonnes conditions de travail en équipe

Proposer et organiser des moments de convivialité pour les équipes pour renforcer les liens (visites d'ateliers, petits déjeuner thématiques, afterworks, sorties d'équipe?)

S'assurer de la bonne diffusion des informations ascendantes et descendantes au sein des équipes

Organiser les séminaires de l'équipe

Assurer l'accueil des nouveaux arrivants et faciliter leur intégration en préparant leur arrivée dans l'équipe (commande de matériel, création de comptes informatiques, rendez-vous des parcours d'intégration ?)

Gérer les commandes de fournitures pour l'équipe et s'assurer avec les interlocuteurs des services généraux que l'équipement des équipes est adéquat

Être le point de contact de l'équipe pour les services généraux, la sécurité, les expéditions.

Participer à tout projet d'aménagement de l'espace ou impactant la vie du site. Être le relai des informations concernant le site.