Assistant de direction

Contenu de l'offre Assistant de direction chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Le Centre Hospitalier du Haut Anjou (CHHA) regroupe les sites de Château Gontier (Mayenne ; 53) et de Segré (Maine et Loire ; 49).
- Services MCO du Centre Hospitalier du Haut Anjou
- Service de psychiatrie et de SSR
- Centre pour Personnes Agées « St Joseph »
- EHPAD « Les Marronniers »
- Médecine et SSR du pôle Santé de Segré
Le poste se situe sur Château-Gontier, à la Direction des Achats, de la Logistique et des Travaux (DALT).

MISSIONS

L'assistant(e) de direction organise pour deux responsables hiérarchiques (Directeur Adjoint et l'Attachée d'Administration Hospitalière) la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou au suivi de dossiers.

L'assistant(e) de direction apporte au Directeur Adjoint une aide permanente dans l'organisation personnelle, de gestion d'agenda, de logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions..), et assure pour la DALT une mission de communication, d'information ou d'accueil.

ACTIVITES
1- Organisation de la vie professionnelle du responsable
- Organiser et optimiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser et optimiser les déplacements
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages

2- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers
- Reproduire et diffuser des documents, des dossiers

3- Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

4- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction des interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

5- Organisation et planification des réunions
- Organiser des réunions, des conférences, des visites avec différents interlocuteurs de l'établissement
- Rédiger des ordres du jour
- Respecter les délais de transmission des documents
- Prendre des notes au cours des réunions et assurer la rédaction de comptes rendus

6- Autres activités
- Saisie de déclarations auprès de l'assureur et suivi des dossiers de sinistre de responsabilité civile
- Suivi des Fiches d'Evènements Indésirables(FEI) qui sont en lien avec la DALT
- Gestion des stocks et réapprovisionnement des fournitures de bureau
- Suivi et organisation des réservations des salles de réunion de l'établissement ainsi que les ressources en matériels
- Gestion des réservations du parc de véhicules de l'établissement
- Suivi des formations des agents de l'établissement sur le thème « sécurité incendie et sûreté »

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

- Le Directeur Général
- Le Directeur Adjoint chargé des Ressources Humaines et des Affaires Médicales
- Le Directeur Adjoint chargé des Achats, de la Logistique et des Travaux
- L'Attaché d'Administration Hospitalière de la DALT

RELATIONS FONCTIONNELLES

- L'équipe de la DALT en particulier
- Tous les professionnels de l'établissement de manière générale.

CAPACITES REQUISES

- Savoir définir, adapter, proposer et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite
- Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de note, dactylographie…)
- Disposer d'une bonne capacité de synthèse à l'écrit et à l'oral
- Savoir élaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Etre capable d'identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, dossiers et informations de différentes natures
- Rédiger et mettre en forme des documents de toutes natures (diaporama, courriers administratifs,…)
- S'exprimer en face à face ou à distance, à l'oral et à l'écrit de manière adaptée
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ainsi que les nouvelles technologies de l'information et de la communication (réseaux sociaux, …)

QUALITES ATTENDUES

- Capacité d'adaptation à des variations d'activité
- Sens de l'initiative et des responsabilités
- Rigueur, sens de l'organisation, savoir rendre compte
- Sens de l'adaptation et de réactivité, esprit d'analyse et de synthèse
- Etre force de proposition, disponibilité et discrétion
- Sens relationnel, dynamisme et réactivité

CONDITIONS D'EXERCICE

- Poste à 100%