Assistant de Direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de Direction (H/F) chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Dans le cadre d'une création de poste, le Centre Hospitalier de Rodez recherche un Assistant de Direction (H/F).


INFORMATIONS GENERALES

Missions, activités et tâches :
• Accueil et information du public (professionnels, partenaires, institutionnels, patients, usagers, etc.) ;
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
• Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
• Organisation de réunions, expositions, événements : coordination, préparation, organisation logistique ;
• Organisation des déplacements des Directeurs ;
• Elaboration, reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
• Assister le responsable dans l'organisation du travail.

Travail en équipe avec 3 autres assistantes de direction couvrant plusieurs directions :
• Direction des opérations, de la performance et du système d'information, des finances, des autorisations et de la contractualisation ;
• Direction de la qualité, de la communication, des coopérations, des droits des patients, de la recherche clinique, de la politique de santé publique.
• Assurer le secrétariat de la Direction générale en l'absence de l'Assistante du Directeur.
Prérequis :
• Connaissances : techniques de bureautique, informatiques (Word, Excel, Power Point) et internet.
• Qualités professionnelles : rigueur, autonomie, méthode et organisation, coordination des tâches, sens de l'écoute et du dialogue, dynamisme, discrétion et devoir de confidentialité, diplomatie, neutralité, adaptabilité et disponibilité.

 
SAVOIR-FAIRE :
Accueillir et orienter ;
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire ;
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous ;
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Organiser et classer les données, les informations et autres documents de diverses natures ;
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
Utiliser les outils bureautiques et internet.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES:
- Relations professionnelles les plus fréquentes :
Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations ;
Partenaires et institutionnels pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations ;
Usagers pour la transmission d'informations.

- Nature et niveau de formation pour exercer le métier : BTS Assistant de Direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI ; Formation de secrétaire ou de Secrétaire médicale.

- Liens hiérarchiques : le Directeur Général, les Directeurs fonctionnels et l'Assistante du Cabinet du Directeur de l'établissement.
- Liens fonctionnels : personnel des services inhérents et secrétariats des autres Directions fonctionnelles.
- Conditions d'exercice : temps complet à 38h (possibilité de temps partiel).