Assistant (e) de Direction

Contenu de l'offre Assistant (e) de Direction chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Assistant (e) de Direction
Auprès du directeur (trice) délégué (e) du site étampois, des ressources humaines, des affaires médicales, de la recherche et de l'innovation
L'HOPITAL
Acteur majeur de sa spécialité en France, parmi les plus importants de France, l'Etablissement public de Santé Barthélemy Durand couvre 158 communes, 1 500 km² et 84 % du département de l'Essonne. Avec 705 lits et places, quatorze secteurs, une vingtaine de dispositifs départementaux et régionaux, il prodigue une offre de soins diversifiée à une population de 800 000 à 1,3 millions d'habitants.

Il a achevé fin 2013 une mutation d'importance, témoignant de sa volonté de placer la qualité des soins au cœur de son projet et de s'adapter aux attentes des usagers en implantant la moitié de ses lits sur un site neuf à Sainte-Geneviève-des-Bois, au plus près des secteurs desservis, complétant son offre de recours implantée dans cette ville depuis 1974. À côté de ses trois sites d'hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Étampes), la prise en charge est ambulatoire à 80 %, avec 70 points d'accès dans l'Essonne (consultations, hôpitaux de jour...).

Avec 1 500 professionnels, 80 métiers (médecins, infirmiers, psychologues, orthophonistes, assistantes maternelles...) et un patient partenaire du processus de soins, l'établissement s'adresse à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, pédopsychiatrie, détection précoce chez les adolescents, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées (équipe mobile)...Il est actif dans la prévention du suicide, propose de la méditation pleine conscience, de l'acupuncture et prend en charge les psychotraumatismes et le burn-out. Il est acteur de la formation initiale (infirmiers, aides-soignants) et continue des professionnels, actif dans les pédagogies innovantes (simulation en santé, serious games, réalité virtuelle...)

PRESENTATION DE LA DIRECTION DELEGUEE DU SITE ETAMPOIS ET DES RESSOURCES HUMAINES, DES AFFAIRES MEDICALES, DE LA RECHERCHE ET DE L'INNOVATION.

- Direction déléguée du site étampois
- Direction des ressources humaines, des affaires médicales, de la recherche et de l'innovation
RELATIONS PROFESSIONNELLES

- Ensemble du personnel de l'Etablissement
- Directions fonctionnelles
- Cadres des Ressources Humaines, des Affaires Médicales, de la Recherche et de l'Innovation
- Assistante sociale des personnels
- Organisations syndicales
- Partenaires extérieurs (acteurs territoriaux)
CARACTERISTIQUES DU POSTE

- Horaires de travail à la journée sur la base de 38h/semaine
- Prise des congés en alternance avec le secrétariat de la direction déléguée du site étampois, des ressources humaines, des affaires médicales, de la recherche et de l'innovation


MISSIONS PRINCIPALES - SECRETARIAT DE LA DIRECTION DELEGUEE DU SITE ETAMPOIS ET DES RESSOURCES HUMAINES, DES AFFAIRES MEDICALES, DE LA RECHERCHE ET DE L'INNOVATION

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et ventiler le courrier et les mails du service
- Assurer le secrétariat du Directeur, de son adjoint et l'équipe encadrante (courrier, agendas, etc…)
- Organiser les réunions de travail (Directions fonctionnelles)
- Assurer la logistique du service (réservations de véhicule, gestion des fournitures de bureaux, ameublement, déclarations des demandes de travaux auprès des services techniques, gestion des consommables copieur)
- Centraliser les candidatures médicales et prise de rendez-vous
- Participer à la gestion des grèves (diffusion des préavis, gestion des absences et émission des décisions de retenues sur salaires)
- Organiser l'instance institutionnelle CTE et saisir les procès-verbaux
- Participer à l'organisation des évènements (Arbre de Noël, cérémonie des vœux, etc…)

MISSIONS SECONDAIRES (BINOME)

- Participer à l'instruction des dossiers de cumul d'activité et saisine de la commission de déontologie
- Participer à la journée des nouveaux arrivants (2 fois par an)
- Participer à la préparation des dossiers des instances institutionnelles (CAPL et CHSCT)
- Participer à la préparation des dossiers de discipline
- Participer à la préparation des dossiers des groupes de travail du service (CMRER, COPIL RPS-PAPRIPACT, Collège des Cadres, etc…)
- Participer à la gestion des stages (hors IFSI-IFAS)

CONNAISSANCES ATTENDUES

- Maîtrise de Word, Excel, et du Publipostage
- Maîtrise d'Outlook
- Maîtrise de Power Point
- Secrétariat
- Niveau Bac à Bac+2
- Une expérience en ressources humaines serai appréciée
COMPETENCES ATTENDUES

- Accueil, aisance relationnelle
- Organisation, classement
- Initiative
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Avoir un grand respect du secret professionnel
- Etre rigoureux
- Avoir un sens de l'analyse
- Bonne capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe