Assistant(e) de direction

Contenu de l'offre Assistant(e) de direction chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

L'Assistant(e) de direction exerce ses missions sous la supervision de la Directrice déléguée aux Affaires Générales et à la Communication et du Directeur Général. Il accompagne la Direction des Affaires Générales et de la communication dans son action et dans les projets institutionnels.

L'Assistant(e) de direction suit les actions et projets en lien avec le Directeur Général et la Directrice déléguée aux Affaires Générales et à la Communication :

Assistance du Directeur Général et de la Directrice des Affaires Générales et de la Communication dans la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'EPDSAE :
o Assure un reporting quotidien auprès du Directeur Général et de la Directrice déléguée aux Affaires Générales et à la Communication du suivi des dossiers en cours
o Est responsable du système documentaire de la Direction générale et de la Direction des Affaires générales et de la Communication (constitution et suivi des dossiers professionnels en version papiers et numériques, archivage). Prépare les différents dossiers professionnels en amont des réunions.
o Met à jour les tableaux de bord de la Direction des Affaires Générales et de la Communication,
o Assure le suivi de tout projet ou toute mission sur demande du Directeur Général ou de la Directrice déléguée aux Affaires Générales et à la Communication
o Rédaction d'actes, documents ou notes règlementaires
o Rédige les courriers, notes de services et notes d'information émanant de la Direction Générale et de la Direction des Affaires Générales et de la communication
o Assure le suivi des congés des membres de la Direction des Affaires générales et de la Communication (tableau de suivi, signatures, dossiers RH,…)
o Est interlocuteur des partenaires extérieurs sur les projets (réponse, relance…)

L'Assistant(e) de direction organise les actions, suit le quotidien :

Il assure la gestion des agendas et du courrier interne :
o Veille à la bonne gestion et à la coordination de l'agenda du Directeur général
o Veille à la bonne gestion et à la coordination de l'agenda de la Directrice déléguée aux Affaires générales et à la Communication
o Est responsable de la coordination du courrier interne (réception, tri, analyse et répartition)
o S'assure du circuit des parafeurs

Il assure le standard de la Direction générale et de la Direction des Affaires générales et de la Communication.

Il assure la gestion des différentes réunions organisées par la Direction générale et la Direction des Affaires générales et de la Communication :
o Réservation et préparation de salles
o Gestion logistique et matériel (café, eau, vidéoprojecteur, documents…)
o Accueil des participants, liste d'émargement et compte-rendu de réunions

SAVOIR
Accueil physique et téléphonique
Connaissances professionnelles dans le domaine de la communication (Interne, Externe, Relations Publiques)
Bureautique / outils informatiques
Classement et archivistique
Connaissance en organisation, méthode et processus
Communication / relations interpersonnelles
Droit de la Fonction Publique Hospitalière
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Secrétariat
Culture pluridisciplinaire
Connaissance de la politique générale de l'Etablissement
Connaissance des partenaires
Connaissance des structures extérieures à l'établissement

SAVOIR-FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

SAVOIR-ETRE
Capacités relationnelles : dialogue, écoute, pondération, diplomatie…
Discrétion et respect du secret professionnel
Capacités de communication avec tous les acteurs (internes et externes)
Capacités à mettre en forme les informations, les synthétiser et les rendre accessibles
Autonomie et réactivité
Sens des responsabilités et professionnalisme
Motivation et investissement personnel : initiatives, formations…
Rigueur et maîtrise de soi en toute situation, stress, urgence, conflit, charge de travail
Sens de l'organisation, disponibilité et souplesse de fonctionnement
Dynamisme, esprit d'initiative et de créativité
Disponibilité
Savoir prendre du recul et se préserver