Assistant(e) de direction - secrétariat de la direction générale

Contenu de l'offre Assistant(e) de direction - secrétariat de la direction générale chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Un emploi d'Assistante de Direction (Adjoint des Cadres ou Adjoint Administratif) à temps complet est vacant à compter du 1er Octobre 2019 au sein de la Direction Générale du Centre Hospitalier George Sand sur le site de Bourges.

Liens hiérarchiques :
• Le Chef d'Etablissement.

Liens fonctionnels :
• En interne : les Directeurs Adjoints, les Chefs de Pôle, le Président du Conseil de Surveillance de l'Etablissement., les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé, les autres secrétaires de Direction, les membres du personnel, les usagers.
• En externe : les tutelles (Agence régionale de Santé, la Délégation Départementale de l'A.R.S. Centre Val de Loire, le Conseil Régional de la région Centre Val de Loire, la Préfecture du Cher, le Conseil départemental du Cher, les Mairies…), les directeurs et leurs secrétaires des Etablissements de santé du territoire et des autres structures (EHPAD du département du Cher et de la région Centre Val de Loire.

Missions générales
• Accueil physique et téléphonique,
• Tenue de l'agenda du chef de l'Etablissement et prise de rendez-vous,
• Traitement des courriers, des mails, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) :
o courrier du jour : lors de la réception du courrier du jour : datation, tri du courrier soumis au Directeur ou transmission directe aux services concernés,
o mails : impression des mails et de leur(s) pièce(s) jointe(s) qui sont soumis au Directeur. Certains mails sont traités directement et transmis aux services concernés,
• Frappe, mise en forme et reproduction des documents, notes, comptes rendus, décisions…,
• Préparation et suivi de dossiers courants et importants : mise à jour continue,
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus,
• Rédaction, mise en forme et suivi des documents de façon autonome (courriers, notes, procès-verbaux, compte rendus…),
• Suivi des conventions,
• Gestion de l'instance du Conseil de Surveillance :
o rédaction de l'ordre du jour puis validation du Directeur,
o envoi des convocations,
o préparation des dossiers pour les séances,
o rédaction du procès-verbal de la réunion.
• Organisation de réunions en tenant compte des contraintes de tous les participants,
• Elaboration du planning des astreintes administratives annuelles et transmission mensuelle au standard, aux Directeurs des services techniques et aux pharmaciens,
• Saisie des congés du Directeur et des Directeurs Adjoints dans le logiciel CLEPSYDRE,
• Gestion des relations entre le Directeur, les Directeurs Adjoints, les Chefs de Pôle, les médecins, les cadres de santé, leurs collaborateurs et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes,
• Coordination avec le service communication pour l'organisation d'événements impliquant le Centre Hospitalier George Sand,
• Organisation du classement et de l'archivage.

Missions spécifiques
• Mise en œuvre de la procédure de la campagne de notation et d'évaluation du Directeur Général et des Directeurs Adjoints,
• Groupement de Coopération Sanitaire (G.C.S.) :
o En lien avec le Président, fixer la date de la tenue de l'Assemblée, puis préparation de l'ordre du jour, rédaction du compte rendu à l'issue de la séance.
• Groupement Hospitalier de Territoire (G.H.T.) :
o Préparation des dossiers pour les séances concernant le Directeur Général de George SAND.

Relations professionnelles les plus fréquentes avec :
• Le Chef de l'Etablissement, les Directeurs Adjoints, le Directeur des Soins, les Attachés d'Administration Hospitalière, les responsables des services, les cadres supérieurs de santé, les cadres de santé, les ingénieurs,
• Les secrétaires des organisations syndicales et leurs représentants,
• Les agents pour l'accueil et la transmission d'informations.

Compétences requises
• Maîtrise exigée de l'outil informatique et facilité d'adaptation aux logiciels professionnels internes dédiés à la gestion du personnel,
• Aisance de l'expression écrite (orthographe) et orale,
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Notions appréciées du droit hospitalier et des termes spécifiques aux structures hospitalières.

Savoir-être
• Discrétion,
• Devoir de réserve, de confidentialité et de neutralité,
• Capacité d'adaptation,
• Etre capable d'identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le secret professionnel,
• Disponibilité,
• Gestion des priorités,
• Sens de l'organisation et de la prise d'initiatives,
• Etre à même de gérer les imprévus et les urgences de dernière minute,
• Diplomatie, tact et bonne résistance au stress.
Niveau d'études
• Baccalauréat exigé (professionnel ou général)
• B.T.S. Assistante de Direction ou...