ASSISTANTE DE DIRECTION

Contenu de l'offre ASSISTANTE DE DIRECTION chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Assistante de direction
Grade : AMA

Composition du bureau :
Deux assistantes de direction à temps plein

Position dans la structure
L'assistante est rattachée au Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et au Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations

Liaison hiérarchique :
Le Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et le Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations

Liaisons fonctionnelles :
- contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, etc….

Horaires de travail : 7h36 du lundi au vendredi sur une amplitude large 8h30-18h30 dans le cadre d'un fonctionnement en binôme

MISSION DU POSTE

- Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers

- Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés

- Assurer la gestion des agendas du Secrétaire général chargé des finances et du contrôle de gestion et du Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations

- Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements

- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat

- Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe

- Assurer la mise à jour régulière de la délégation de signature

- Assurer le suivi du circuit de signature des conventions et des dossiers d'autorisation

- Coordination avec la direction de la communication pour toutes les manifestations concernant le GHU

- S'assurer de la réalisation des tableaux des gardes administratives des directeurs pour le GHU

- Tenir le tableau des congés des directeurs pour le GHU

- Réaliser les demandes de devis

- Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance…)

- Inscription et mise en place des transports et de l'hôtellerie pour séminaire, formation, conférence…

COMPETENCES REQUISES

Formation et/ou Qualifications Requises :

Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,

Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,

Maîtrise de l'anglais souhaité.

Qualités professionnelles requises :

Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie,

Bonne présentation, excellente expression orale,

Capacité à travailler en équipe.

PERSONNE A CONTACTER

Direction : DIRECTION GENERALE DU G.H.U. APHP NORD
Nom : Mr KARSENTŸ Ladislas
Responsabilité : Directeur délégué à la coordination du projet médical et des coopérations
Téléphone : **************

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)