Secrétaire / assistante de direction qualité – Gestion des Risques

Contenu de l'offre Secrétaire / assistante de direction qualité – Gestion des Risques chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Fiche de poste

DRH AP-HP - Octobre 2016

GROUPE HOSPITALIER :
GROUPE HOSPITALIER PARIS SACLAY

DIRECTION :
Qualité, Gestion des Risques et Droits du patient
Poste situé sur le site de Paul-Brousse (Villejuif)

INTITULE DU POSTE
Secrétaire / assistante de direction qualité - Gestion des Risques

METIER
Assistante de direction

GRADE
Adjoint administratif

STRUCTURE

PRESENTATION SYNTHETIQUE DU GROUPE HOSPITALIER
L'APHP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Avec ses 39 hôpitaux, l'APHP
accueille chaque année 10 millions de personnes malades (en consultation, en urgence, en hospitalisation programmée ou en
hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge). Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24.
L'AP-HP est également le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux,
personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr.
Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire
ont été mis en place et sont en cours de déploiement. A compter du 1er juillet 2019, le groupement hospitalier intitulé « Paris
Saclay » sera constitué avec les actuels hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris-
Sud, en lien avec l'Université Paris Sud et l'Université Saint Quentin en Yvelines. Il travaillera aussi en étroite collaboration avec
le Groupe hospitalier universitaire Henri-Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical.
Le Groupe Hospitalier Paris Saclay regroupe : l'hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt), l'hôpital Raymond-Poincaré
(Garches), l'hôpital Maritime Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais), l'hôpital Sainte-Périne (Paris XVIème), l'hôpital de
Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), l'hôpital Paul-Brousse (Villejuif), et enfin le site d'Antoine-Béclère (Clamart).
Le groupe hospitalier Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de
l'innovation.

Le Groupe Hospitalier paris Saclay comprend 15 DMU :
1 - Médecine, territoires, gériatrie
2- Santé des femmes et des nouveau-nés
3- Maladies de l'enfant
4- Maladie du Coeur et des Vaisseaux
5- Thorinno
6- Maladies et oncologie digestives - nutrition - transplantations
7- Métabolisme Immunités Inflammations Cancer - Urgences
8- Neuro-locomoteur et handicaps
9- Neurosciences
10- Orthopédie
11 - Santé mentale, psychiatrie, addictologie
12- Anesthésie - réanimation - douleur
13 - Santé publique, information médicale et appui à la recherche clinique
14- Imagerie, médecine nucléaire-pathologie
15- Biologie-génétique- PUI

POLE
Administratif - Logistiques - Technique

ACTIVITE
La direction de la qualité, gestion des risques travaille avec la direction générale du GH, les directions de sites, les directions
fonctionnelles, la gouvernance des DMU et l'ensemble des services cliniques de l'hôpital. Il est également en lien avec les
représentants des usagers.

SERVICE

PRESENTATION
La direction de la Qualité Gestion des Risques Droits des Patients est chargée d'élaborer et de mettre en oeuvre la politique
qualité du groupe HUPIFO en cohérence avec les orientations stratégiques de l'AP-HP. Le groupe hospitalier est engagé dans une
dynamique d'amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques liée à ses activités. La direction de la Qualité, de la
Gestion des Risques et des Droits du patient prépare le groupe hospitalier à la certification HAS.

COMPOSITION DE L'EQUIPE
- 1 Directeur de la Qualité - Gestion des Risques, Droits des Patients et Archives Médicales
- 1 Adjointe au directeur de la Qualité - Gestion des Risques, Droits des Patients et Archives médicales
- 1 responsable du Département Gestion des risques / gestion de crise et de 4,5 Gestionnaires des risques
- 1 responsable du Département Qualité / Certification et de 5,5 responsables qualité
- 1 responsable du Département Droits des patients et de 7 chargés de relations avec les usagers
- 3 assistantes sur le secteur droit des patients
- 5 responsables d'archives
- 2 assistantes de direction

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECTE GH
- Le Directeur Qualité - Gestion des Risques - Droits des Patients - Archives médicales
- L'Adjointe au Directeur Qualité Gestion des Risques du GH / responsable du Département Gestion des Risques / gestion
de crise

FONCTIONNELLES
- Les responsables des départements Qualité/certification et Droits des patients
- Les responsables qualité et les gestionnaires des risques
- L'Ensemble des services cliniques et médico techniques, directions fonctionnelles, directions des soins, service santé
publique, instances locales impliquées dans la qualité, ingénieurs et responsables de secteurs au sein de la direction
qualité du GH (qualité et gestion des risques, organisation, relations avec les usagers, siège APHP, organismes externes

ACTIVITES
Mission Générale :
Assurer le secrétariat de la Direction qualité-gestion des risques en lien avec le secrétariat de la Direction générale et les
secrétariats des directions fonctionnelles

Missions Permanentes :
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas du directeur Qualité et de son adjointe et du planning de l'équipe (gestime)
- Gestion des appels téléphoniques : filtrage et transmission des messages
- Gestion du courrier : réception, ouverture, dispatching
- Assurer la mise à jour et le suivi des habilitations / droits OSIRIS pour le GH en lien avec les GDR
- Assurer une veille des demandes de mise à jour de documents et faire le lien avec les RAQ
- Accueil physique
- Classement et archivage des documents : courrier, notes, rapports
- Diffusion d'informations et de notes diverses, gestion des envois de mails collectifs
- Organisation des réunions (invitations aux réunions, séances et visites, prise de note et rédaction des comptes rendus…)
- Participation à l'organisation d'événements ponctuels
- Frappe de divers dossiers et courriers
- Frappe des comptes rendus d'entretiens et de courriers courants
- Préparation et suivi des dossiers
- Elaboration des présentations pour les réunions
- Participation avec l'équipe qualité Gestion des risques du GH aux travaux communs intersites, à la saisie et à la
consolidation des données
- Aide ponctuelle des gestionnaires des risques et des responsables qualité : organisation de réunion, gestion des
commandes de papeterie
- Veiller à la mise à jour de l'intranet de tous les sites du GH pour les rubriques qualité / gestion des risques / gestion de
crise (nouveaux documents, élimination des documents obsolètes,…)
- Polyvalence avec le secrétariat de direction du site

Missions Ponctuelles :
- Organisation des journées qualités
- Visites à blanc (en vue de la visite de certification)
- Mise en place et déploiement de la nouvelle gestion électronique documentaire GH (création des maquettes,
formation, reprises des documents...)

QUOTITE DE TRAVAIL
100%

HORAIRES DE TRAVAIL
9h - 16h36

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
• Formation en secrétariat (bureautique : maîtrise avancée)
• Maîtrise des outils bureautiques : TTX, Excel, Power Point, Maîtrise du publipostage
• Méthode de classement
• Bonne orthographe, aisance au téléphone
• Bonne connaissance de l'institution, de l'hôpital et des différents acteurs
• Aptitude à rédiger
• Autonome dans la gestion courante

CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Qualités relationnelles
• Rigueur et sens de l'organisation
• Réserve et discrétion professionnelle
• Respectueux de la hiérarchie
• Sens de l'écoute
• Maîtrise de soi
• Polyvalence et bonne esprit d'équipe
• Capacité à gérer l'imprévu et les interruptions de tâches

PRE-REQUIS
Expérience en milieu hospitalier appréciée.

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail prolongé sur écran

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
Oui Non
Si Oui, précisez

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS
Indiquez si les expositions…