CDI - Office Manager / Assistant de gestion H/F

Contenu de l'offre CDI - Office Manager / Assistant de gestion H/F chez FutureBrand

CDI - Office Manager / Assistant de gestion H/F

C’est dans notre nom : nous sommes tournés vers le futur depuis notre création, en 1999.

Nous sommes convaincus que les marques doivent contribuer à créer un futur plus positif et c’est avec cette vision en tête que nous accompagnons nos clients (Nespresso, Danone, Perrier, Nestlé Cereals, Rémy Martin, pour n’en citer que quelques-uns) dans leur processus de transformation. Si l’aventure vous tente et que vous partagez notre conviction, nous serons ravis de vous accueillir sur notre charmante île de la Jatte. Nous sommes une cinquantaine au bureau de Paris mais notre réseau d’agences de stratégie et design de marque global s’étend à l’international et compte plus de 600 talents.

Missions

En contact direct avec les différents pôles de l’agence et nos partenaires externes, vous occuperez un poste clé au quotidien.

1.Office Management

Traitement du courrier et des envois divers (UPS, coursiers…)
Gestion d'agendas complexes – coordination avec l'ensemble des équipes
Organisation des déplacements des équipes
Approvisionnement et gestion des stocks de fournitures, courses, café etc…
Veille au bon fonctionnement des locaux et des espaces de travail

2.Assistanat de gestion

Rédaction et partage de comptes rendus de réunions et suivi des actions à mettre en place
Aide ponctuelle des collaborateurs sur les timesheets et notes de frais
Sous la supervision du Directeur Financier et en lien avec notre équipe comptable à Bruxelles, gestion de la facturation freelances et fournisseurs (création de PO, suivi et envoi des factures…)
Gestion et planification des freelances en collaboration avec notre Directrice de Production

3.Communication interne et externe

Organisation de réunions et événements (Happy Friday, Company Meetings, soirées trimestrielles, journée de solidarité…) et petites attentions pour les collaborateurs (anniversaires, Noël, Pâques…)
Gestion des réseaux sociaux en collaboration avec les équipes en interne
Gestion des cas agence et inscriptions aux prix

Profil recherché

Véritable chef d’orchestre, vous veillez de manière générale à tous les petits détails de la vie de bureau et avez à cœur de faciliter le quotidien des équipes. Vous savez vous adapter à toute situation et trouver une solution avec la réactivité nécessaire. Quel que soit le challenge auquel vous vous confrontez, vous gardez toujours une attitude positive.

Autonome et rigoureux(se), fiable et discret(e), vous possédez un excellent relationnel dans un poste faisant appel à une forte polyvalence et à votre sens inné du service et des responsabilités. Votre niveau d'anglais est excellent, tant à l’écrit qu’à l’oral. Vous maîtrisez bien la suite Microsoft Office, notamment Excel.

Idéalement, vous bénéficiez d’une expérience minimum de trois ou quatre ans sur un poste similaire.

Quelques avantages à travailler chez FutureBrand

Possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine

Carte tickets restaurants de 8€/jour

Abonnement Gymlib

Prise en charge de 50% du titre de transport (Pass Navigo et/ou abonnement vélib)

Chez FutureBrand, nous croyons en la force de la diversité et la richesse qu'elle peut apporter. Pour nos équipes, nous avons la conviction que c'est la pluralité des talents qui les composent qui rend notre organisation plus efficace et plus humaine. N'attendez plus, rejoignez-nous !

Par ailleurs, la protection de vos données personnelles est importante pour nous. Les informations transmises en postulant à cette offre seront traitées par IPG/FutureBrand dans le seul but de traiter et évaluer votre candidature. Ces informations seront conservées pour une durée de 2 ans à compter de votre dernière candidature.

Pour plus d’informations sur l’agence :

http://www.futurebrand.com/fr

https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/futurebrand

https://www.instagram.com/futurebrandparis/?hl=fr

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