Office Manager H/F

Contenu de l'offre Office Manager H/F chez GEOXIA

L'entreprise
Créé en 1946 autour de sa marque pionnière Maisons Phénix, le groupe GEOXIA a construit ou rénové dans toute la France plus de 450 000 maisons principalement au travers de ses marques Maisons Phénix, Maison Familiale, Maison Castor, Phénix Évolution et Évolutiv’Habitat

Description de l'offre

L'Office Manager assiste les dirigeants du Groupe et les décharge de certaines de leurs fonctions. Il est notamment chargé de la gestion des opérations administratives et des services généraux relatifs au Siège Social du Groupe. Il est également l'interlocuteur des prestataires de service intervenant dans le bâtiment (ménage, assistance technique, RIE…) et est en charge de suivre leurs interventions. Il est également responsable de la gestion du parc véhicule du Groupe.MISSIONS DE l'OFFICE MANAGER : Les missions de l'Office Manager se répartissent sur 3 domaines d'intervention (liste non exhaustive) : Assistanat :-Organisation des agendas et réunions des membres du CODIR.-Gestion des fiches contact Geoxia-Gestion des notes de frais des membres du CODIR.-Réservation chambres d'hôtel, salles, billets dans le cadre d'évènements.-Réservation des salles communes du RDC et prestations de ménage associées-Organisation d'évènements dans le bâtiment en relation avec le gestionnaire de l'immeuble-Agence de voyage : création des profils, renouvellement des abonnements (SNCF et Air France). -Commande des guides chantiers.-Archivage : gestion des profils, création et mise à jour, destruction des archives.-Réception des appels et mails clients pour Geoxia Immobilier. Services Généraux :-Gestion de la maintenance des locaux (ménage, réparations, problèmes techniques)-Hotline pour gestionnaires de parc en région (véhicules, copieurs, fournitures…)-Association du RIE : représentant au sein de l'association RIE du Cristalia.-Commandes frais généraux : fournitures de bureau, lettres chèque, parc photocopieur, capsules café et thé, enlèvement des consommables Xerox…-Réapprovisionnement des machines café et entretien-Commande et gestion des badges d'accès, inscription RIE et édition des tickets invités Parc Véhicules :-Gestion Parc Véhicule : commande des véhicules pour le Groupe,-Attestations d'assurance pour le Groupe-Suivi pour le siège des leasings, cartes carburant Total et Shell, locations courte durée Hertz, accidents et réparations-Reporting à la demande du Contrôle de Gestion.-Gestion de la plateforme des places de parking attribuées disponibles occasionnellement.

Profil recherché
Vous avez au moins 7 ans d'expérience dans des fonctions d'appui administratif. Vous maîtrisez parfaitement Word, Excel (fonctions avancées) et PowerPoint. Vous avez une bonne culture digitale (CRM, logiciels de facturation, Internet…) et vous maitrisez parfaitement le Pack Office Microsoft.Compétences souhaitées :-Excellentes facultés relationnelles et d'adaptation qui vous permettront d'interagir avec une multiplicité d'interlocuteurs (Direction, Collaborateurs, Prestataires, Managers).-Rigoureux(se) et organisé(e) pour gérer des agendas complexes et piloter différents sujets en parallèle.-Orthographe et syntaxe en français irréprochables.-Agilité, autonomie et proactivité.-Intégrité, discrétion.Poste à pourvoir immédiatement en CDI basé au siège social de Rueil Malmaison (92).