Assistant de direction H/F

Contenu de l'offre Assistant de direction H/F chez GROUPE BIZNESS

Au sein de la Direction Administrative et Financière du Groupe, vous êtes le/la référent(e) sur la gestion des coûts globaux des sites. Au delà du fonctionnement, vous participez activement à la gestion des déplacements et mettez en place les moyens de contrôle et de suivi afin de maîtriser les achats, notamment en termes de déplacements collaborateurs.

I Moyens Généraux

Mise en concurrence, validation et choix des prestataires sur l’ensemble des moyens généraux des 3 sites du Groupe BIZNESS. En lien avec les directeurs de sites, met en place un rituel hebdomadaire ou mensuel de gestion du site, remontée des besoins, gestion des urgences, suivi des travaux quand nécessaire, achats des fournitures, et veille sur le pilotage des outils informatiques et des matériels.Assurances et Véhicules Groupe : contact direct avec le prestataire automobile et gestion de la flotte automobile du Groupe BIZNESS.Pilote et suit les achats internes liés aux moyens généraux, autant en terme de gestion des sites (ménage, téléphonie, réseau informatique, travaux divers, gestion flotte telephonie et ordinateurs, fournitures associées – cables, souris, fournitures IT)Suivi des prestataires ( contrat / coût / contrat ...) comme APIXIS, ménage, sécurité, propose des processus avec les directeurs de sites afin de suivre au quotidien le bon fonctionnement et le maintien en conditions opérationnelles de ces 3 sites.

Egalement, vous serez référent(e) en cas de problème sur les sites, devrez mettre en place des processus de gestion urgences, et/ou d’anticipation : ex visite client.

II Appui aux directions Support Groupe

Met en place un processus d’intégration « matériel » pour les collaborateurs du Groupe, et propose au RH et Responsable de site les éventuels aménagements ou déménagements de bureau liés aux RH de l’entreprise.Appui aux actions de communication interne en centralisant les communications et en diffusant les contenus de la DRH (3 minutes, personne référente lors des premiers jours de collaborateurs etc) veille à l’attribution d’un PC, téléphone (si prévu), et à l’ensemble des documents nécessaires à l’intégration dans le site ou le collaborateur sera.Organisation des évènements internes au Groupe BIZNESS (afterworks, réunions générales, teambuildings, fêtes de fin d'année etc).

III Assistanat de Direction

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur.Organiser les réunions, prendre des rendez-vous.Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.Etudier et faire suivre les notes de service, les décisions, les contrats en interne et en externe.Mettre en place des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les tenir à jour.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages :

Participation au Transport

Horaires :

Du Lundi au Vendredi

Expérience:

Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Optionnel)

Langue:

Anglais (Optionnel)

Précautions contre le COVID-19:

Consignes de distanciation socialeEntretiens virtuels