Assistant de direction générale F/H

Contenu de l'offre Assistant de direction générale F/H chez Hauts-de-Seine Habitat

L'assistant(e) de direction a pour mission d'apporter une aide permanente au Directeur général en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

Il (elle) recueille, traite et diffuse les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction générale.

Dans ce cadre, il (elle) assure les missions suivantes :
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DIRECTEUR GENERAL :
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur général, Rappeler des informations importantes et transmettre des messages, Organiser les déplacements du Directeur général et de ses adjoints, Etablir une relation de confiance avec le Directeur général, Constituer et préparer les dossiers du Directeur général en lien avec les Directions et services concernés TRAVAUX DE BUREAUTIQUE :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, Organiser et maintenir le classement et l'archivage des dossiers, Gérer le courrier, connaître et utiliser les procédures de dématérialisation du courrier et des délibérations des instances, organiser et mettre à jour les bases de données de la Direction générale, notamment des contacts. ORGANISATION ET PLANIFICATION DES RÉUNIONS :
Rédiger des ordres du jour en concertation avec le Directeur Général ou/et ses adjoints, Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions,, Assurer le suivi de projets et activités de la direction générale, organiser des déjeuners, petits déjeuners, cocktails, Gérer et comptabiliser les dépenses de la Direction générale. ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET PHYSIQUE AU SECRÉTARIAT :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels. Missions spécifiques / complémentaires

Coordonner les relations entre les élus et le Directeur général, Préparer les instances : Bureau, Conseil d'Administration, Conseil de Concertation Locative etc… Tenir à jour les indicateurs statistiques et tableaux de bords, Tenir à jour le suivi et le traitement des réclamations. Profil recherché Bac + 2 (secrétariat, assistant(e) de direction ou de gestion) ou expérience équivalente.

Compétences techniques :
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire, Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et aptitudes informatiques avérées .

Compétences comportementales :
Qualités relationnelles et diplomatie, Discernement et empathie, Discrétion et confidentialité, Ponctualité et disponibilité, Bonnes capacités rédactionnelles, Aptitudes au travail en équipe, Rigueur et méthode dans l'organisation du travail, Autonomie et réactivité. Entreprise Hauts-de-Seine Habitat est le premier bailleur social du département. Avec nos 850 collaborateurs, nous œuvrons au quotidien pour l’amélioration de la qualité de service aux locataires. Nos 4 directions territoriales et 9 directions de proximité sont réparties dans les Hauts-de-Seine pour favoriser la proximité avec nos publics, locataires et partenaires institutionnels. Le siège social est situé à Levallois. Notre parc locatif comprend près de 45 000 logements.